Gestionnaire des réservations d'espaces
Référence : 2025-1816873
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Lille
Université de Lille UFR3S Médecine - Localisation : UFR3S - Médecine pôle formation à LOOS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le-la gestionnaire des réservations d'espaces a pour mission principale d'assurer la gestion des réservations des salles et espaces des 2 bâtiments au moyen du logiciel ADE, et en collaboration avec un.e collègue (130 espaces)
Il-elle traite également les demandes de réservation via l'adresse courriel générique du service
Il-elle gère la réservation de la flotte des véhicules du département via un logiciel interne
Il-elle assiste la responsable du service dans l'organisation de la location des espaces pour des congrès, cérémonies, séminaires,
concours, tournages etc
Activités principales et associées
- Attribuer des espaces d'enseignement, d'examen et de réunion, en fonction des calendriers annuels, des disponibilité des espaces, matériels et des ressources humaines.
- Apporter assistance et conseil aux secrétariats pédagogiques pour l'utilisation du logiciel pour les demandes de réservation de salles pour les enseignements et l'élaboration des emplois du temps
-Suivre et traiter les demandes de réservations via la boite mail du service et relancer si nécessaire les interlocuteurs concernés
- Gérer les réservations de véhicules
- Gérer les réservations de véhicules
- Organiser les prêts de matériels selon les catégories d'événements, en lien avec les autres services (audiovisuel, logistique, communication etc.)
- Assurer une continuité du service en assistant et /ou suppléant la collègue référente des examens, cérémonies et des locations de salles d'après-thèse
-Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
-Appliquer les procédures et règles de classement
Les activités présentées sont évolutives et s'inscrivent dans la construction des différents services de l'UFR3S.
Profil recherché
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
- Connaitre l‘organisation et fonctionnement de l'université et de son environnement
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance des règles et des techniques de gestion administrative
- Connaissance de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
- Méthodologie de la logistique
Savoir-faire opérationnels
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Capacités d'organisation et de gestion polyvalente des tâches
- Rendre-compte à sa hiérarchie
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (la connaissance du logiciel ADE serait un plus).
- Travailler en équipe
Savoir-faire comportementaux
▪ Ponctualité, disponibilité, réactivité et sens du contact
▪ Savoir travailler en équipe et être méthodique, rigoureux et organisé dans la gestion des processus.
▪ Savoir anticiper et s’adapter aux évolutions, aux changements, aux imprévus et disposer d’un bon sens de l’écoute et de l’observation
* Rigueur et discrétion
Domaines de formation et expériences souhaitables
Diplôme de niveau 4
Une première expérience en établissement scolaire ou universitaire serait un plus
Des formations à l'utilisation des outils spécifiques et à la connaissance de l'université sont proposées lors de la prise de poste.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le département médecine de l'UFR3S est situé au sud de Lille, à côté des hôpitaux publics. Installé sur 2 bâtiments principaux
géographiquement distants (1.2 km, 12 minutes de marche), ses missions sont centrées sur la formation (plus de 10 000
étudiants par an) et la recherche scientifique (15 unités de recherche) .
À propos de l'offre
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Les candidatures sont à transmettre via le lien ci-contre au plus tard le 12/02/2025:
https://app.beetween.com/WeaselWeb/p/#/apply/job/feguvleldb/gestionnaire-des-reservations-d-espaces
Pour les contractuels CDD 3ans
Pour les titulaires: poste de catégorie C, merci de transmettre une copie de vos 3 dernières fiche de paie avec votre candidature pour avoir une simulation de salaire
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Pics d'activité prévisibles et réguliers. Déplacements possibles sur le campus hospitalo-universitaire (rayon de 2 km)
Télétravail possible. -
Vacant à partir du 03/02/2025
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Gestionnaire logistique
