Gestionnaire des actes administratifs (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL
Référence : O978250130000027
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Paul
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'assistant(e) administrative placé(e) sous l'autorité de la directrice, devra assurer la gestion des actes administratifs en plus des missions d'accueil, de réception et d'orientation des correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. L'agent recruté devra fournir les renseignements dans le domaine d'activité du service et assurer le suivi administratif du service.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
- Gestion des actes administratifs
- Traiter les différents projets d'actes (décisions, arrêtés) transmis par les services via WEDBELIB: mise en forme, vérification de leur légalité (compétence, procédures d'élaboration, règles communes (forme, dispositif), règles particulières (visas, date, voies et délais de recours)
- Assurer la transmission dématérialisée des actes administratifs de la Ville aux services du contrôle de légalité de la Sous-préfecture (arrêtés, décisions, délibérations)
- Assurer le suivi de l'exécution des actes en lien avec les services
- Tenir à jour le recueil des actes administratifs
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Etre en renfort sur la gestion du conseil municipal (préparation des délibérations, préparation et envoi dématérialisé des dossiers des commissions thématique et du conseil, préparation et envoi des délibérations au contrôle de légalité)
- Mobilisation dans le cadre de de l'organisation des scrutins des élections.
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord.
Profil recherché
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité territoriale
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques au service
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Bonne élocution
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
- Vocabulaire professionnel
À propos de l'offre
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Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à service.recrutement@mairie-
saintpaul.fr au plus tard le 02/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
