Gestionnaire de scolarité
Référence : 2024-1786948
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Nationale des Travaux Publics de l'Etat (ENTPE)
ENTPE, l'école de l'aménagement durable des territoires - Localisation : 3 rue Maurice Audin à Vaulx en Velin
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) De 28 à 31 k brut annuel € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos principales missions sont les suivantes :
Gestionnaire mobilité internationale :
- Vous accompagnez et suivez les étudiants en mobilité internationale, entrante et sortante : relais des informations relatives aux programmes de mobilités, accueil et assistance des étudiants dans leurs démarches, établissement et diffusion de bilans récapitulatifs…
- Vous centralisez et gérez les demandes de bourses et d’aides financières pour les étudiants : saisie et suivi des mobilités sur les plateformes dédiées et sur les systèmes d’information, préparation des documents relatifs à la mise en paiement ;
- Vous préparez et organisez la logistique (missions, évènements, réunions…) ;
- Vous assurez la gestion administrative et comptable (conventions, notes, documents/bilans,…), et la mise à jour sur les systèmes d’information ;
- Vous établissez des documents nécessaires au suivi comptable de l’activité (bons de commande, services faits…).
Assistant.e de la direction de la formation initiale (DFI) :
Vous assumerez également les fonctions d’assistance à la direction de la formation initiale :
- Vous assurez la gestion logistique et administrative : organisation de réunions de la direction de la formation initiale et des instances afférentes, secrétariat de ces instances (invitations, établissement de la liste des présents, plan de table...) ; organisation des réunions internes (planification des réunions, invitations, préparation de documents, …) ;
- Vous apportez une assistance à la direction pour la gestion des rendez-vous avec les étudiants (convocations, suite jurys, …) ;
- Vous apportez une assistance au fonctionnement de la DFI : établissement de calendriers, plannings, documents de synthèse ;
- Vous mettez à jour des listes de diffusion pour les listes gérées par la DFI ;
- Vous préparez l’accueil et assurez l’accueil des nouveaux arrivants à la DFI (liens interservices, tour des interlocuteurs le 1er jour…) ;
- Vous commandez les titres de transport des personnels de la DFI ;
- Vous recensez les besoins et commande des fournitures pour les personnels de la DFI ;
-Vous gérez le courrier, l’archivage et le standard téléphonique.
D’une manière plus générale, vous contribuez à la continuité de service de la formation.
Liaison hiérarchique :
Vous travaillez sous l’autorité hiérarchique du directeur de la formation initiale, et sous l’autorité fonctionnelle de la responsable mobilité internationale étudiante.
Profil recherché
Vos compétences et qualités personnelles :
Savoir :
- Vous connaissez l’environnement de l’enseignement supérieur ;
- Vous connaissez les systèmes d’information de formation, et idéalement de plateformes de gestion de la mobilité étudiante (Erasmus, Région) ;
- Vous maitrisez les bases en gestion administrative et comptable (comptes rendus, rapports, bons de commandes, archivage, …) ;
- Vous avez de bonnes bases en langue anglaise.
Savoir-faire :
- Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…) ;
- Vous avez une appétence pour l’informatique de façon à vous adapter rapidement à de nouveaux outils (SI formation Aurion…) ;
- Vous savez faire preuve d’initiative et d’anticipation et avez une aptitude à gérer des priorités ;
- Vous savez communiquer à l’oral et à l’écrit.
Savoir être :
- Vous êtes rigoureux.se, méthodique et savez faire preuve de discrétion professionnelle ;
- Vous êtes autonome, réactif.ve et avez le sens de l’organisation ;
- Vous avez de bonnes qualités relationnelles, une aptitude pour les contacts et aimez le travail en équipe.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle du ministère de la transition écologique et de la cohésion des territoires (MTECT), l’ENTPE forme des ingénieurs et cadres appelés à porter et déployer la transition écologique et solidaire dans les territoires, en s’appuyant sur les connaissances et innovations produites au sein de ses laboratoires de recherche. Elle met en œuvre ses activités de formation et de recherche en lien étroit avec les établissements du site de Lyon Saint-Étienne et ses partenaires du monde académique et socio-économique nationaux et internationaux.
L’école forme environ 700 élèves ingénieurs majoritairement recrutés post classes préparatoires aux grandes écoles. Ces élèves se répartissent de façon équilibrée entre les statuts d’élèves ingénieurs fonctionnaires et d’étudiants civils. L’école propose par ailleurs une offre diversifiée de diplômes de masters depuis 2023, une offre bachelor et accueille une centaine de doctorants.
Descriptif du service
La Direction de la formation initiale (DFI) de l’ENTPE coordonne l’ensemble des programmes de formation initiale, en lien avec d’autres services de l’école. Cette direction rassemble plusieurs départements et services chargés à la fois de suivre les étudiants au cours de leur scolarité, de superviser la préparation et la mise en œuvre des activités pédagogiques, de réaliser directement une partie des enseignements et d’assister et accompagner l’ensemble des intervenants d’un point de vue pédagogique et logistique.
La Direction de la formation initiale recherche un ou une gestionnaire mobilité internationale et assistante de direction.
À propos de l'offre
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Accessibilités et offres de l'école :
Transport en commun à proximité (arrêt de bus).
Parking de stationnement au sein de l’école et abri à vélos fermé.
Espace de restauration (CROUS).
Accès aux activités sportives proposées par l’école.
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Charge variable avec des pics d’activité : organisation du poste tributaire du calendrier universitaire avec en particulier des temps forts liés au recrutement des élèves, aux jurys, aux campagnes de bourses et aux départs en mobilité.
Horaire et organisation du travail :
- Possibilité de présence à partir de 7h30.
- Temps de travail : 38h30 hebdomadaire, 7h42 journalier avec modulation des horaires possibles.
- 25 congés et 19 RTT, annuels pour un temps plein.
- Bureau partagé.
- Télétravail possible, jusqu'à 2 jours par semaine après 2 mois de présence sur le poste, selon charte en vigueur à l'ENTPE.
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Vacant à partir du 03/03/2025
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