gestionnaire de l'organisme de formation IFAPS - H/F

Gérer les aspects logistiques :

• • réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation

• • reprographie des supports pédagogiques

• • accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l’établissement ou professionnels de l’établissement)

• • participation active à la mise en œuvre de colloques

Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l’activité 

• • mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs…)

• • relevé des données en vue de statistiques

• • communication des données statistiques et participation à l’élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d’activité du plan de formation

Archiver les documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation

Assurer les fonctions d’accueil du service développement professionnel (activité tournante sur l’ensemble de l’équipe) :

• • réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

• • accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels

• • traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS

• • rédaction de courriers internes et externes

• • traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures 

Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l’IFAPS via le logiciel de l’organisme :

• • Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),

• • Engagement financier et mise à jour,

• Recensement et suivi...