Gestionnaire administratif (H/F)

Activités principales :

Gestion des ressources humaines

• Assurer l’accueil des enseignants
• Gérer les services d’enseignement des chargés d’enseignement vacataires (CEV) et des enseignants permanents
• Aider à la gestion de carrière des personnels enseignants (avancement, recrutement, états des services d’enseignement, heures complémentaires)

Gestion des emplois du temps

• Réaliser le planning d’occupation des salles et donc les emplois du temps des enseignants et des étudiants en tenant compte du calendrier universitaire de la faculté, des effectifs, de la capacité des salles et des maquettes d’enseignement
• Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE
• Préparer et mettre à jour les guides horaires et salles

Être le référent administratif des Relations internationales de la composante

Travail en binôme avec les correspondants pédagogiques RI de la composante

Pour les étudiants entrants et sortants : 

• Accueillir et accompagner les étudiants pour toutes questions relatives aux Relations internationales
• Contrôler les échéances (dates limites inscriptions, bourses, stages…)

Mobilité entrante :

• Assurer le soutien logistique et participer à la journée d’accueil des étudiants en septembre
• Gérer le dispositif de parrainage interne
• Gérer les inscriptions administratives, pédagogiques et les contrats pédagogiques
• Établir les relevés de notes spécifiques

Mobilité sortante : 

• Gérer les dossiers de candidature Erasmus et Hors Erasmus
• Gérer les dossiers de bourses des étudiants (Bourses Erasmus +,
• Aide à la mobilité internationale [AMI], Unistra…)
• Transcrire les relevés de notes en version anglaise et établir les suppléments aux diplômes

Gestion logistique de la composante

• Être le référent à l’outil d’inventaire et assurer, à ce titre, le suivi du parc informatique et bureautique ainsi que du mobilier et autres matériels de la composante et établir l’inventaire physique des biens mobiliers
• Assurer le suivi de la maintenance du matériel audio-visuel des salles de cours en gestion propre
• Gérer les stocks : fournitures de bureau, petit matériel, consommables
• Participer à la gestion du matériel audio-visuel et technique (réservations-sorties-retours)
• Participer à la gestion des clés (bureaux-boîtes aux lettres…) et des badges d’accès aux locaux et parkings
   

Contacts pour renseignements sur le poste : 

Irène MONZON VALENCIA, responsable administrative et financière

Tél : 03 68 85 64 20; Mail : lettres-recrutement@unistra.fr