Gestionnaire administratif F/H
Référence : 2024-1740697
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Savoie Mont Blanc
- Localisation : Bourget-du-Lac
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. MISSION
La personne recrutée aura en charge
· L’exécution d’actes administratifs de gestion courante et le secrétariat ;
· Le recueil, le traitement et l’aide à la bonne circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure ;
· L’accueil, l’information et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION
Activités principales :
o Assurer l'accueil physique, téléphonique et orienter ;
o Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, logistique) ;
o Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser ;
o Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et classer, archiver des documents ;
o Assurer la réception des colis et dispatching vers les destinataires concernés ;
o Retranscrire des informations orales à l'écrit ; traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ; suivre et relancer les interlocuteurs internes ou externes ;
o Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes, réserver des salles ;
o Assurer la gestion de mise à disposition des locaux associatifs étudiants ;
o Assurer la prise en charge des demandes, des restitutions de clés et des moyens d’accès ;
o Assurer la prise en charge des demandes de maintenance et les transmettre au responsable maintenance ;
o Assurer le suivi budgétaire et financier de premier niveau du service : effectuer des demandes de bons de commande et les transférer aux entreprises ; assurer le suivi financier des dépenses du service ; répartir la facturation colissimo …
Activités associées :
o Respecter les règles d’hygiène, de sécurité et environnementales ;
o En cas d’absence de personnel logistique, réaliser des remplacements sur les activités logistiques ;
o En cas d’absence de l’agent d’accueil, réaliser des remplacements.
Profil recherché
1. COMPETENCES
Savoirs :
Notions de base :
· environnement et réseaux professionnels ;
· connaissance de l’établissement ;
· réglementation en matière d’hygiène et de sécurité.
Maîtrise :
· techniques d'élaboration de documents ;
· techniques d'accueil téléphonique et physique ;
· application de la réglementation imposée dans le domaine d'activité ;
· organisation du travail en fonction des nécessités de service.
Savoir-faire :
· Utiliser les outils bureautiques ;
· Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité ;
· Savoir effectuer des suivis financiers et logistiques ;
· Accueillir et prendre des messages ;
· Rédiger des rapports ou des documents ;
· Enregistrer, classer et archiver les documents.
Savoir-être :
· Travailler en équipe ;
· Savoir rendre compte ;
· Être autonome ;
· Avoir le sens de l’organisation ;
· Avoir le sens du relationnel et être discret ;
· Être réactif et rigoureux.
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées : Formation en secrétariat – gestion administrative et comptable avec expérience professionnelle. Une formation en SST 1er secours, en gestion de SSI, en manipulation d’extincteurs serait un plus.
Qui sommes-nous ?
Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
Descriptif du service
Affectation : direction du patrimoine – service d’exploitation du patrimoine du Bourget du Lac
Les services d’exploitation du patrimoine de campus ont en charge l’ensemble de l’exploitation quotidienne, de la logistique (entretien, courrier, petite maintenance, clés, accès, etc.), de la maintenance corrective, de la maintenance immobilière programmée (gros entretien et grosse maintenance) et l’accompagnement des usagers.
À propos de l'offre
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1. CONDITIONS D’EMPLOI
Contractuel (CDD jusqu'au 31/07/25) : traitement brut mensuel : 1 801 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
Droit annuel à congés : 2,5 jours par mois
Télétravail possible
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’universitéProcédure de recrutement :
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 1er décembre 2024 à l’adresse job-ref-vbvtcm830l@emploi.beetween.com
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter Mme ANGLADE Géraldine geraldine.anglade@univ-smb.fr
Les auditions auront lieu le mardi 10 décembre 2024 après-midi.
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Horaires étendus et décalés en cas de nécessité de service.
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Susceptible d'être vacant à partir du 06/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
