Gestionnaire administratif F/H
Référence : 2024-1648543
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Savoie Mont Blanc
- Localisation : Site d'Annecy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. MISSION
Sous l’autorité des responsables des services communication et financier, la personne recrutée assurera la réalisation graphique de supports de communication, la mise en œuvre d’actions ou d’événements (50% en communication) et sera chargée du suivi financier de certains départements de l’IUT (50% en finances).
2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION
Activités principales :
· Réaliser des supports graphiques de communication print, web et vidéo (plaquette, site internet, réseaux sociaux…)
· Participer à l'organisation des événements internes et externes de l’IUT (forums, Journée du lycéen, mini-stages, lundis de l'info, JPO, gala de l’IUT, remise des diplômes, concert...) à destination de différents publics (lycéens, étudiants, entreprises partenaires…)
- Assurer l'organisation matérielle et logistique des différentes manifestations dans le cadre du dispositif d’échange lycées/université
- Gestion et mise à jour de la plate-forme Comevents pour ces évènements
- Assurer la bonne exécution budgétaire et le suivi des frais de missions
- Création et suivi des commandes
- Validation des bons de commande (réception et contrôle des précommandes et demandes d’achat, émission des commandes et envoi aux fournisseurs)
- Liquidation des frais de mission du personnel (réception et création des ordres de mission, suivi des frais de déplacements)
- Suivi de la facturation (faire le lien commande-livraison-facture, attestation du service fait avec vérification des pièces justificatives)
Activités associées :
· Assurer l'accueil téléphonique ainsi que la gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle du service communication en partage avec le reste de l’équipe
· Promouvoir l'offre de formation et l’activité de l'IUT d'Annecy sur les événements
· Participer à garantir la continuité du service financier avec les 2 collègues gestionnaires
Profil recherché
Savoirs :
· Environnement et réseaux professionnels
· Techniques d'élaboration de documents
· Connaissance du cadre réglementaire applicable au domaine de la formation
Savoir-faire :
· Maîtriser les logiciels de bureautique et informatique
· Maîtriser les logiciels de création graphique et vidéo (suite adobe, Canva, InDesign…)
· Rédiger des rapports ou des documents
· Enregistrer et classer des documents
· Gérer l’activité dans un calendrier et contrôler des échéances
· Gérer un budget
· Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
· Savoir rendre compte
Savoir-être :
· Devoir de réserve
· Autonomie, sens de l’organisation et réactivité
· Capacité d’adaptation et esprit d'équipe
· Discrétion et rigueur
· Qualités d'expression et de rédaction
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées : Une expérience dans les domaines d’activité.
Qui sommes-nous ?
Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
Descriptif du service
L’Institut Universitaire de Technologie d’Annecy est implanté sur le site universitaire d’Annecy depuis 1973. L’IUT permet chaque année à près de 2400 jeunes d’obtenir de réelles connaissances techniques, d’apprendre à développer leur aptitude à travailler en équipe, à évoluer et à savoir s’intégrer, à travers l’ensemble de ses formations et l’éventail de ses spécialités (Commerce, Banque, Gestion, Management Opérationnel, GRH, Electronique, Energies Renouvelables, Mécanique, Informatique, Instrumentation, Mesures physiques, Production, Qualité, Logistique et Réseau…).
À propos de l'offre
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1. CONDITIONS D’EMPLOI
· Titulaire fonctionnaire de catégorie C selon conditions statutaires
· Contractuel : traitement brut mensuel : 1 801 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
· Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours de congé par an + RTT selon organisation du travail)
· Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation*
· Télétravail possible
· Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
· Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université
Procédure de recrutement :
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 25 août 2024 à l’adresse job-ref-6dm2b3nxg8@emploi.beetween.com
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter estelle.voile@univ-smb.fr
L’université Savoie Mont Blanc est fermée du 29 juillet 2024 au 20 août 2024.
Les auditions se dérouleront le lundi 9 septembre 2024.
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Présence sur site souhaitée selon obligations du calendrier et le jour des événements internes voire externes
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Vacant à partir du 23/09/2024
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Assistante / Assistant de gestion financière
