Gestionnaire administratif et financier H/F

·         Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d’offres.

La mission s’effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service.

ACTIVITES

Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu’à la facturation et jusqu’au compte-rendu final (bilan) 

·         suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extra-comptable du dispositif, gérer la boite mail

·         assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants

·         consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction

·         contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s)

·         valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS – CHORUS…)

·         A partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l’outil d’information budgétaire et comptable CEGID Y2

·         saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur

·         conseiller les opérateurs concernant la facturation

·         relancer les opérateurs qui n’ont pas facturés

·         contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifs ainsi qu’à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP 

·         participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d’offres ;

·         assurer les relations avec : les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d’ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP ;

·         archiver les pièces de facturation : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers.