Gestionnaire administratif et financier H/F
Référence : 2025-1814153
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Gif sur Yvette
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’Université Paris-Saclay est lauréate de l’appel à projets « Structuration de la formation par la recherche dans les initiatives d’excellence » (SFRI). Celui-ci a pour ambition d’offrir à certaines universités la possibilité de renforcer l’impact et l’attractivité internationale de leur formation par la recherche dans les domaines scientifiques où elles développent leurs activités. Il s’agit de structurer la formation par la recherche autour d’un projet rassemblant notamment des formations autour des laboratoires de recherche du site. Le projet FAIR (Former, Apprendre et Innover par la Recherche » de l’Université Paris-Saclay comporte une forte dimension internationale et entretient des liens étroits avec les acteurs socio-économiques.
Activités principales de l’agent·e :
Le/La gestionnaire réalisera des actes de gestion administratif et financier en respectant les techniques, les règles et les procédures applicables. L’agent·e assurera la bonne gestion des dépenses du portefeuille de la DRH ou de la Graduate School MRES.
Pour la DRH :
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion sur le logiciel Horizon
- Procéder aux opérations financières après vérification de la régularité juridique, comptable et financière, réaliser les demandes d’engagement juridique
- Gérer les déplacements professionnels avec ou sans frais sur GFC Dépenses et GFC Missions
- Vérifier les rapprochements entre les factures et les services faits
- Traiter les commandes d'achats et les services faits valorisés
- Vérifier les services faits dans GFC Dépenses
- Suivre les remboursements des frais de mission en liaison avec l’agence comptable
Pour la GS MRES et le programme SFRI :
Administratif :
- Tenir et suivre l’agenda des activités de la GS MRES et du programme SFRI
- Organiser la logistique relative aux réunions, jurys et autres événements
- Rédiger les comptes rendus de réunions et les relevés de décisions
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter les visiteurs en interne
Financier :
- Réaliser les demandes de devis
- Gérer les appels d’offres
- Gérer et suivre les demandes de subventions des différents départements et laboratoires pour la prise en charge d’un stagiaire ou d’un événement
- Gérer et suivre le budget de la GS MRES
- Vérifier les services faits dans SIFAC
- Gérer les demandes de financement des thèses par le programme SFRI
- Créer un fichier Excel pour le suivi des différentes demandes de subventions
- Gérer les stocks et les commandes de fournitures
Profil recherché
Profil :
- Diplôme : Bac + 2
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, gestion financière et comptable
Connaissances, savoirs :
- Connaissance des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
- Connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des écoles ou des organismes nationaux de recherche
- Maîtrise d’un outil de facturation (la connaissance de GFC Dépenses et/ou SIFAC serait un plus)
- Excellente maîtrise du Pack Office
Savoir-faire :
- Fonctionnement dans des structures matricielles
- Rédaction administrative
- Sens de l’organisation et de la hiérarchie des priorités
- Relecture « qualité » de documents courants
- Elaboration budgétaire et suivi de l’exécution
- Organisation d’événements (réunions récurrentes et journées thématiques)
Savoir-être :
- Sens de la communication, de l’écoute et du dialogue
- Goût du travail en équipe
- Autonomie
- Force de proposition
- Capacité d’adaptation et réactivité
- Fiabilité
- Capacité de synthèse
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
Mission du service :
Direction des ressources humaines (DRH) – 50%
La DRH de l’ENS Paris-Saclay est rattachée à la direction générale des services. Elle constitue un service support aux missions de l’École. Placée sous la responsabilité d’une directrice, la DRH se compose de deux services opérationnels (Gestion du personnel et Accompagnement des RH) et de deux cellules (Contrôle de gestion sociale et Paie).
Graduate School Métiers de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (GS MRES) et programme SFRI – 50%
Dans le cadre de la mission de l’université de former une partie de ses étudiants·es aux métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur, elle a également mis en place une Graduate School transverse intitulée « Métiers de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur » (GS MRES). Les opérateurs de cette Graduate School sont l’ENS Paris-Saclay, la Faculté des Sciences, CentraleSupélec, AgroParisTech, l’UVSQ, ainsi que le CNRS, l’INRAE, l’INRIA et l’ONERA. La GS MRES regroupe et fédère l’ensemble des actions de l’Université Paris-Saclay pour la formation des étudiants·es se destinant de manière précoce aux métiers de la recherche et/ou de l’enseignement supérieur. La Graduate School travaille en étroite collaboration avec le programme SFRI.
À propos de l'offre
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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
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Vacant à partir du 27/01/2025
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Chargée / Chargé de gestion financière
