Gestionnaire administratif et financier d'un centre de formation des apprentis H/F

- Mettre en place les contrats d’apprentissage, les conventions de formation de chaque apprenti et les avenants aux contrats si nécessaire en utilisant le logiciel Ypareo ;

- Assurer le lien avec les employeurs des apprentis (ressources humaines) pour le suivi de l’enregistrement des contrats et répondre à leurs sollicitations ;

• Etablir et adresser les factures aux opérateurs de compétence et les documents afférents (certificats de réalisation, conventions de mobilité…) ainsi qu’aux entreprises partenaires via Ypareo ;

• Assurer la transmission d’informations auprès des organismes partenaires : OPCO, France Compétences, CNFPT, Direccte, etc. ;

• Collaborer avec le cabinet comptable pour suivre le règlement des factures en transmettant les informations nécessaires pour le suivi des données financières (le CFA externalise sa comptabilité).

2 – Coordination du suivi administratif et financier

- Établir les tableaux de bord qui vont permettre de suivre les différents sujets : enregistrements des contrats, accords de financements, état de la facturation frais pédagogiques et frais annexes ;

- Suivre les accords de financements des OPCO pour les frais pédagogiques et annexes et solutionner les problèmes rencontrés ; identifier les leviers et process ;

- Rendre compte à la direction du CFA de ces différents points et proposer des solutions ; être force de propositions dans l’amélioration des outils ;

- Préparer les états financiers par formation en collaboration avec la comptable du CFA ;

- Identifier et créer un réseau d’interlocuteurs chez les partenaires financiers, participer aux réunions d’informations des OPCO.

3 - Administratif

-       Suivre les dossiers de demandes d’aides au permis des apprentis.

-       Relever la boîte postale et boite mail du CFA,

•  Gérer l’archivage des documents du CFA,

• Aspects logistiques : commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du CFA et réceptionner les commandes,

Plus globalement, le (la) coordinateur administratif et financier du CFA est l’interlocuteur privilégié des apprentis, des employeurs, et des interlocuteurs institutionnels du CFA (OPCO, France Compétence, Etc.). Pour cela, la personne devra s’approprier le fonctionnement spécifique de chaque formation.

Collaborations avec les autres membres du service notamment lors des temps forts du calendrier des formations : nouveaux contrats, rentrée des nouvelles promotions, et temps comptable : clôture de comptes, (rentrées ; accueil des nouvelles promotions, …)