Gestionnaire budgétaire et administratif
Référence : 2024-1718081
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des Finances, des Achats et des Services
Direction des finances, achats et services ( DFAS) Service des patrimoines (SPAT) Bureau des intendances ( INT) - Localisation : 14, avenue Duquesne- 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le/la gestionnaire est chargé de l’ensemble du suivi administratif et financier des prestations relevant du bureau. A ce titre, et en lien étroit avec les sections, en particulier audio-visuelle et mobillités, et sous la supervision de l’adjoint au chef de bureau.
il/elle est chargé de la gestion opérationnelle des factures et des paiement des prestations et notamment :
- D’établir les demandes d’achat via chorus formulaire, sur la base des éléments transmis par chaque section ;
- De faire l’interface avec les fournisseurs et les prestataires, pour toute question liée à la facturation ;
- De contrôler la réalité des prestations et les factures ;
- D’établir, sur la base des éléments transmis par chaque section, les certificats de service fait, après vérification des factures et d’établir les ordres de payer, via chorus formulaire ;
- De faire l’interface avec le bureau du budget et des services pour suivre le paiement effectif des prestations et répondre aux demandes complémentaires du service facturier, notamment par la production des éléments de justification de la dépense, après échange avec les directions utilisatrices des prestations le cas échéant ;
- D’établir et de suivre les tableaux de bord d’exécution du bureau.
- Participe à l'élaboration des marchés du bureau
Il/elle participe aux activités de programmation des crédits pour le bureau des intendances et au suivi de leur exécution, dans le cadre d’un processus de contrôle interne continu au déploiement duquel il/elle est associé. A cet égard il/elle renseigne et suit les tableaux de synthèse d’exécution permettant de tracer l’ensemble des dépenses du bureau et participe au dialogue de gestion du bureau avec BBS
Partenaires institutionnels :
Interlocuteurs internes :
Les différentes sections du bureau INT ainsi que le bureau BBS
Interlocuteurs externes :
Les directions et services de l'administration Centrale des Ministères sociaux et leurs BRHAG, la division des cabinets (DDC) et les prestataires
Profil recherché
Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Compétences requises sur le poste :
Connaissances :
- Environnement des ministères sociaux (M)
- Les processus administratifs (M)
- La commande publique et les processus d'Achats (M)
- Finances publiques et gestion budgétaire (A
- Le développement durable et ses enjeux (A)
- Contrôle de gestion (principes théoriques) ( A)
-Offre de service de la DFAS (A)
- Logiciel de commande en ligne et reporting (A)
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Avoir un sens aigu du service public (E)
- Avoir le sens des responsabilités (M)
- Etre autonome, réactif et avoir l'esprit d'initiative (M)
- Savoir discerner les situations sensibles et rendre compte (M)
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation (M)
- Faire preuve de discrétion professionnelle (E)
Savoir-faire :
- Maîtriser les processus qualité (M)
- Excel et outils bureautiques (M)
- Avoir une appétence pour les questions budgétaires (M)
- Maîtriser les techniques de contrôle et d'enquêtes de satisfaction (M)
- Maîtriser les techniques d'accompagnement (M)
- Savoir travailler en équipe(E)
- Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse (M)
- Savoir anticiper (E)
Compétences attendues
Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- stephane.lhomel@sg.social.gouv.fr
hassan.iguidar@sg.social.gouv.fr - dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.
Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives
Le bureau de l'accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.
Descriptif du service
Le bureau des intendances représente le guichet unique, porteur de l’offre de service des bureaux prescripteurs du SPAT au bénéfice de l'ensemble des agents implantés sur les sites Mirabeau et TODS. Il est le garant des processus de qualité des prestations.
Il est par ailleurs porteur des politiques publiques et de prestations audio-visuelles, mobilités, courrier et transport de plis/colis et impressions « haut volume » au bénéfice des services et des cabinets ministériels des 3 secteurs : Santé prévention/ Solidarités/Travail-Emploi
Il assure, en particulier, les missions suivantes :
-définition des politiques de prestations et de leurs modalités de mise en œuvre : niveau de service, marchés publics, ressources internes
-élaboration et mise en place des outils d’analyse financière et de gestion de l'activité
-préparation et suivi de son budget en lien avec le bureau des budgets des services, et commande des prestations
-pilotage et traçabilité "qualité" des services offerts par le DFAS/ SPAT sous le contrôle fonctionnel des bureaux prescripteurs sur le site de TODS : accueil, sécurité, maintenance, mobilier, aménagement, équipements et prestations;
-dialogue de gestion avec les représentants des bailleurs, les BRHAG et les bureaux SPAT
-représentation des ministères sociaux dans les instances interministérielles pour les segments d'achat le concernant.
Organisation du bureau.
Effectif du bureau : 29 sur 3 sites (7 A, 8 B, 14 C)
À propos de l'offre
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Groupe RIFSEEP 3 des secrétaires administratifs
Formations prévues dans le cadre de l’'adaptation au poste de travail :
1 - Excel niveau maitrise
2 - chorus formulaire
3 - Formation sur les processus qualité,Autres formations utiles au poste :
1: éléments de facility management
2- Formation sur le développement durable et les économies d'énergieContacts :
dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.frStéphane LHOMEL, chef du bureau des intendances: stephane.lhomel@sg.social.gouv.fr
Hassan IGUIDAR, adjoint au chef du bureau des intendances: hassan.iguidar@sg.social.gouv.fr
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• Spécificités du poste / Contraintes :
- Beaucoup de rigueur, de disponibilité et de réactivité
- Un sens de la synthèse et de l'initiative
- Un sens du relationnel et de la discrétion -
Vacant à partir du 14/10/2024
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Chargée / Chargé de prestations financières
