DMATES SDAPES - secrétaire du BGAPES et BMAPES

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales
Le titulaire du poste assure le secrétariat du chef du bureau du management des autorités préfectorales et de l’encadrement supérieur et du chef du bureau de la gestion des autorités préfectorales et de l’encadrement supérieur.
Il travaille dans le même bureau que la secrétaire de la sous-directrice des autorités préfectorales et de l’encadrement supérieur et assure sa suppléance en son absence.

Le titulaire du poste est responsable :
de la bonne tenue de l’agenda des chefs de bureau (environ 250 entretiens de carrière à ajouter aux réunions récurrentes, aux entretiens téléphoniques, aux entretiens bilatéraux (point retraite par exemple) et aux réunions thématiques)
de la fluidité et de la rapidité des nombreux échanges téléphoniques des chefs de bureau
de la circulation rapide des dossiers des deux bureaux, des parapheurs et du courrier des bureaux

Le titulaire du poste assure aussi la préparation des entretiens de carrière:
préparation du dossier en lien avec le bureau
accueil des hauts fonctionnaires
mise en forme des comptes rendus

La sous-direction étant responsable des comités d’audition préalables au recrutement de certains hauts fonctionnaires, le titulaire du poste organise avec l’adjoint au chef de bureau du management ces réunions :
préparation de la salle
accueil

Enfin, le titulaire du poste vient en appui des sections du bureau de la gestion dans la préparation des dossiers ayant trait aux réunions importantes organisées par le bureau (avancements de grade, comités des rémunérations, comités d’encadrement supérieur, etc.).


Votre environnement professionnel
Composition et effectifs du service
Le BMAPES est composé de 12 agents : un chef de bureau (administrateur de l’État) ; une adjointe au chef de bureau (attachée principale) ; une cheffe de la section « Mouvements » (attachée) ; une cheffe de la section « Études et documentation » (attachée) ; huit gestionnaires (8 agents de catégorie B) et une secrétaire (agent de catégorie C).
Le BGAPES assure le suivi de la carrière de près de 1 200 hauts fonctionnaires, de leur titularisation à leur retraite, et la gestion de plus de 600 emplois de DATE.
Il comprend 25 personnes et est placé sous la responsabilité d’un chef de bureau (administrateur de l’État). Son activité est répartie en 2 sections : la section en charge des affaires statutaires et la section en charge des affaires financières, des retraites et de la vie en poste. Le bureau de gestion s’apprête à accueillir une section GA-PAYE dans le cadre d’un élargissement de son périmètre de compétences.