DGDDI (DG-RH4) Assistant(e) en charge du secrétariat au sein du Bureau RH4 (catégorie B) H/F

La personne recrutée aura pour missions d’assister la cheffe du bureau RH4, ses deux adjoints et l’équipe du bureau RH4, au sein d’un secrétariat commun.
Le bureau RH4 se caractérise par de nombreuses interactions avec :
- les services RH du Secrétariat général des MEF ;
- l’ensemble des bureaux de la sous-direction RH ;
- les sous-directions et bureaux de la Direction générale ;
- les réseaux territoriaux : responsables RH, conseillers et assistants de prévention, correspondants sociaux, psychologues du travail ;
- les représentants des personnels.

Le ou la secrétaire du bureau RH4 est en charge de l’ensemble des activités courantes de secrétariat au sein du bureau et notamment :
- Accueil téléphonique : orienter les appels, transmettre et assurer le suivi des messages téléphoniques
- Gestion de l’agenda de la cheffe de bureau et des adjoints : veiller à la gestion des priorités et des échéances
- Réception et envoi des courriers et courriels : assurer le suivi des réponses
- Organisation de réunions : suivi des actions qui en découlent (réservations de salles, suivi logistique, confirmations, accueil des participants)
- Préparation des dossiers de réunions
- Accueil des nouveaux arrivants au sein du service (installations matérielle et logistique)
- Gestion des absences, congés, télétravail et CET des agents du bureau
- Suivi de certaines enquêtes du ministère
- Organisation des déplacements de la cheffe de bureau, des adjoints et des agents du bureau : établissement des fiches de mission et des frais de mission, réservation hôtel
- Suivi, classement, archivage des dossiers
- Gestion des fournitures de bureau
- Contribution à l’organisation d’événements portés par le bureau (DUODAY, webinaire sur le logement…)

Le ou la secrétaire du bureau assure l’intérim de la secrétaire du bureau RH2 (en charge du recrutement, de la formation et du schéma d’emplois) et travaille avec ses collègues des secrétariats des autres bureaux de la sous-direction et en collaboration avec la secrétaire de la sous-directrice, afin d’assurer une continuité de service en cas d’absence et pendant les périodes de congés.


Exemples de dossiers traités récemment / quelques dossiers à venir :
- Soutien à l’organisation de la semaine européenne pour l’emploi des personnes en situation de handicap et à la journée DUODAY ;
- Participation à l’organisation du dispositif proposé aux agents dans le cadre de la semaine de la qualité de vie au travail ( conférence professionnelle, challenge sportif, webinaires).