COORDONNATEUR ÉTAT-CIVIL (F/H) - Mairie de Saint Malo
Référence : O035250113000872
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Malo
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le Coordonnateur état-civil assure la supervision du service état civil composé de 5 officiers d'état civil et assume la gestion opérationnelle des demandes liées à l'ensemble des procédures d'état civil à leurs côtés.
1. Encadrement de l'équipe
o Participer, en relation étroite avec la responsable du pôle citoyenneté, à la veille réglementaire en matière d'état-civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale, changements de nom...)
o Diffuser le contenu des évolutions réglementaires auprès des agents du service, mettre à jour les fiches de procédures
o Encadrer les officiers d'état civil, planifier leurs missions, et procéder à leur évaluation professionnelle.
o Suppléer la responsable du pôle citoyenneté en cas d'absence : le pôle citoyenneté est composé du service état civil et du service formalités citoyennes (6 agents). Plusieurs agents de ce pôle sont détachés pour certaines périodes à la préparation et à l'organisation des élections, et à la mise en oeuvre des campagnes de recensement de la population.
2. Etat civil - gestion opérationnelle
o Réceptionner, instruire, enregistrer et établir des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
o Instruire les mentions (apposition et envoi des avis)
o Instruire les dossiers de mariage, assister l'élu lors des auditions et en dresser le compte rendu
o Assurer la gestion des PACS (déclarations, modifications, dissolutions)
o Enregistrer et instruire les demandes de changement de prénom, de nom
o Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
o Etablir les bulletins pour la PMI
o Délivrer des actes (courrier, Comedec, présentiel)
o Assister les élus lors des célébrations de mariage
3. Accueil des usagers
o Réaliser l'accueil physique et téléphonique du public
Occasionnellement
o Polyvalence avec les missions des formalités citoyennes
o Renfort éventuel au service des élections lors de l'organisation des scrutins
Profil recherché
o Niveau BAC Secrétariat-Administration-Domaine juridique
o Expérience sur un poste similaire souhaitée
o Expérience en État Civil exigée
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise du cadre réglementaire (état-civil, natalité, funéraire)
Connaissance de l'environnement administratif dans le domaine citoyenneté
Maitrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (Melodie, Comedec)
Qualités d'expression écrite et orale
Capacité à encadrer et travailler en équipe
SAVOIR-ÊTRE
Capacité à recueillir et analyser la demande de l'usager ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
Capacité à alerter en cas de difficulté ou dysfonctionnement repéré,
Capacité à prioriser
Rigueur, assiduité et ponctualité, fiabilité
Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité),
Sens de la représentation
Qualités relationnelles, d'écoute et de reformulation des demandes des usagers
Capacités à expliquer et transmettre à ses pairs avec pédagogie et bienveillance
Goût pour la polyvalence et le travail en équipe, sens de l'entraide
CONDITIONS D'EXERCICE
o Travail le samedi par roulement (permanence état civil) et pour assister les élus lors des cérémonies de mariage
o Travail principalement en open space
À propos de l'offre
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Par courrier : Monsieur LE MAIRE - Direction des Richesses Humaines - Service Recrutement permanent - Hôtel de Ville Place Chateaubriand - CS 21826 - 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l'intitulé du poste
Par mail : jecandidate@saint-malo.fr -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
