Coordinateur administratif (f/h)
Référence : 2024-1744177
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Normale Supérieure
L'ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE - Localisation : 45 Rue d'Ulm 75005 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et Activités
Dans le cadre de cette mission, vous encadrer et animer une équipe de quatre agents permanents et vous assurez l'encadrement fonctionnel de trois agents intérimaires.
Encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil :
- Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches
- Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes
- Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité
Organisation et gestion des campagnes de réservation des salles :
- Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles
- Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes
- Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes
- Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction
Gestion du marché lié aux prestations d’accueil :
- Assurer l’interface avec le titulaire du marché
- Encadrer et piloter le planning des loges
- Assurer le suivi des prestations
- Planifier les réunions avec le titulaire du marché
- Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.
Gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement
- Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités
- Participer à la mise à jour de procédures
CHAMPS DES RELATIONS
- Internes : Toute personne relevant de l’une ou de l’autre structure de l’école (direction, personnels administratifs, techniques, enseignants, chercheurs, élèves, résidents…)
- Externes : Les fournisseurs, prestataires de service et tous les usagers de l’école
Profil recherché
Trois années d’expérience en gestion administrative souhaitable
Connaissances :
- Connaissance des marchés publics (notions de base)
- Connaissances budgétaires (notions de base)
- Maîtrise de l’anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)
Compétences techniques :
- Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie
- Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
- S’adapter rapidement à l’utilisation de logiciels de gestion internes à l’établissement (MRBS)
- Encadrer et animer une équipe
Compétences comportementales :
- Organisation, réactivité et esprit d’initiative
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Disponibilité et faculté d’adaptation (contrainte de calendrier de gestion)
- Rigoureux et force de proposition
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Créée en 1794, l'École normale supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.
L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Descriptif du service
Le service Logistique et Technique (SLT) se compose de cinq pôles :
- Pôle Maintenance/Exploitation (PME)
- Pôle Service à l'Usager (PSU)
- Pôle Agencement et Espace Verts (PAEV)
- Pôle Coordination Jourdan/Montrouge (PCJM)
- Pôle Usages Numériques (PUN)
Sous l’autorité du Responsable du pôle Service à l'usager, vous assurez l’organisation et la coordination des activités de gestion administratives et logistiques du bureau « cartes et réservations de salles » ainsi que la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon.
À propos de l'offre
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- Prise de fonction : dans les meilleurs délais
- Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 Paris
- Temps de travail : 100%
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Accompagnement des parcours via une école interne de formation
- CDD de 1 ans renouvelable – Rémunération selon grille et expérience
- Rémunération : selon grille indiciaire (technicien) ou selon expérience
Procédure de candidature : les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à envoyer à recrutement-logistique@ens.psl.eu, en plaçant en copie recrutement-srh@ens.psl.eu
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- En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
- Usage de l’anglais dans un cadre professionnel
- Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"
