Chef(fe) de la mission de la coordination du courrier des cabinets ministériels - DCC/MCC - DDC / H/F
Référence : 2025-1793606
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Division des cabinets
Département de la communication et de la coordination du courrier des cabinets ministériels - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité directe du responsable de département, le(la) titulaire du poste est chargé(e), outre l'activité d'encadrement et d'animation des équipes des pôles « courrier » et « webmail », d'assurer le pilotage du traitement de la correspondance adressée aux membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux de leur cabinet (au 21 septembre 2024 : cabinets ministériels et 1 structure rattachée). Chargé(e) de piloter en lien avec les chefferies de cabinet, les départements de la DDC, les services de l'administration centrale, la coordination des processus métiers et l'accompagnement des utilisateurs en qualité de co-administrateur et référent fonctionnel du parapheur électronique « Elise-Pégase ».
A ce titre, il ou elle a pour mission de :
- assurer l'ensemble des actes de gestion, d'animation et d'encadrement des équipes (pôles courrier et pôle
webmail) ;
- mettre en œuvre en relation avec les chefferies de cabinets ministériels, les départements courriers de la
DDC et les services de l'administration centrale, les modes opératoires liés à la circulation des
correspondances notamment lors de remaniements et d'ajustements gouvernementaux ;
- piloter la répartition et l'orientation de la correspondance adressée aux membres du Gouvernement
relevant des ministères sociaux (réceptionner, analyser, numériser, enregistrer, contrôler et distribuer,
classer, archiver) dans les meilleurs délais et en lien avec la chaîne de distribution notamment le service
central du courrier (DFAS), les huissiers des cabinets et de la DDC, les services « courrier » des directions et
services de l'administration centrale ;
- co-administrer l'ECM-GED « Elise-Pégase » (gestion des comptes utilisateurs, processus, modèles, incidents
et anomalies) ; réaliser les tests fonctionnels lors de montée de version, etc.) en lien avec sa hiérarchie, les
équipes de direction du numérique (SG-DNUM) et l'éditeur NeoLedge ;
- administrer le(s) le(s) formulaire(s) en ligne « Ecrire au(x) ministre(s)» (création du formulaire, gestion des
bannières et tests fonctionnels, arrêt et reprise du service) en lien direct avec la direction du numérique
(SG-DNUM) et la délégation de l'information et de la communication (SG-DICOM) ;
- contribuer à la circulation de l'information et participer à la définition des objectifs annuels du
département sur son domaine d'activité et à la mise en place d'indicateurs de suivi quantitatif et qualitatif
des correspondances afin d'établir des statistiques et tableaux de bord « ministres » mensuels.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Organisation des ministères sociaux et de l'environnement institutionnel - M
- Fonctionnalités des applications "métiers" - E
- Méthodes, processus mises en place au sein de la structure - M
- Guide d'utilisation et des bonnes pratiques des outils informatiques - M
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Sens développé de l’'initiative et du travail autonome***
- Aptitude à travailler en équipe ***
- Sens de l'organisation ***
- sens de la pédagogie et des relations humaines ***
- Sens du service public **
- Réactivité ***
- Sens de l'autonomie tout en sachant rendre compte ***
Savoir-faire :
- Lire, analyser et synthétiser - M
- Utiliser les outils bureautiques et les applications ECM et GED - E
- Mettre en œuvre une règle, une procédure, un protocole - M
- Travailler en réseau - M
- Communiquer et rédiger - A
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La division des cabinet apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.
Ses principales missions sont :
- d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- d’'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.
À propos de l'offre
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1 Formation interne à l'application Elise-Pégase (GED-ECM - Parapheur électronique)
2 Formation à l'administration fonctionnelle « Elise-Pégase »
3 Formation sur les outils de gestion de tickets de support technique (JIRA, ...)
4 Formation avancée messagerie Outlook ou TEAMS (si nécessaire)Contact : jackie.chassaing@ddc.social.gouv.fr
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Contraintes en termes de respect de délais notamment dans le cadre d'un remaniement ministériel
Période de forte activité (annonce médiatique, actualités, …)
Réactivité
Discrétion professionnelle -
Vacant à partir du 01/01/2025
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Personnel du bureau du cabinet
