Chef du bureau de la représentation de l'État et du protocole au cabinet du préfet

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Sous l’autorité de la sous-préfète directrice de cabinet, le responsable de la représentation de l’État et du protocole est chargé de :
1)La gestion de protocole :
-Organiser, gérer et suivre les cérémonies commémoratives officielles et toutes les activités protocolaires (organisation du programme, disposition spatiale des cérémonies, constitution des dossiers pour le préfet et les sous-préfets, préparation des distinctions honorifiques) ;
-Prendre part à l’organisation et au suivi des déplacements de hautes autorités et personnalités (visites officielles/missions) ;
-Traiter les dossiers réservés du cabinet en lien avec les questions de représentation et de protocole
-Rédiger les lettres du préfet
-Traiter les dossiers de demandes de médaille : Légion d’honneur, Ordre national du mérite, Médailles de la sécurité intérieure entre autres.
 
2)L’appui à l’action du Préfet :
-Préparer les dossiers du Préfet en vue de ses différentes réunions ou entrevues.
-Suivre et conserver les dossiers confiés par la hiérarchie ou le préfet.
 
3)Assurer la suppléance du secrétariat du Préfet :
-Accueil téléphonique et physique, agenda, tableau des permanences et des astreintes ;
-Constitution des dossiers du Préfet en lien avec les services.
 

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions
-Réactivité, confidentialité, polyvalence, disponibilité, sens de l’organisation
-Visite médicale obligatoire et conditionnée

Votre environnement professionnel :
Activités du service
 Le service du cabinet est en charge de la gestion de la sécurité intérieure, la sécurité civile et la gestion de la crise. Il concourt à l’organisation des visites officielles et des cérémonies en lien avec une multitude d’acteurs institutionnels (élus, société civile, administrations, cabinets ministériels). Il supervise les dossiers de Préfet, gère ses missions de représentation et instruit les dossiers de distinctions honorifiques ainsi que tous courriers ou dossiers réservés confiés au Préfet. Le cabinet est enfin en charge du suivi de la communication interministérielle.

Composition et effectifs du service
1 sous-préfète – 3A – 2B – 1C – 1 contractuel

Liaisons hiérarchiques
Directrices de cabinet
Préfet délégué
Secrétaire général