Chef de pôle "Archives" (RH4) H/F
Référence : 2024-1520653
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - Administration Centrale
Ministère de la justice Direction de l'administration pénitentiaire Sous-direction des ressources humaines et des relations sociales Bureau de la gestion des personnels (RH4) - Localisation : 35 rue de la gare - 75019 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’effectif du pôle archives est composé de 4 agents sous la responsabilité du chef de pôle. Celui-ci a pour mission de superviser l’activité du pôle en lien direct avec la chefferie de section.
A ce titre et sous l’autorité de la chefferie de section, il assure l’encadrement du pôle concerné pour toutes les questions relatives à la gestion de la chaîne archivistique, dans le cadre de la gestion des dossiers administratifs de l’ensemble des agents de la Direction de l’administration pénitentiaire : la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives courantes.
Il a également pour missions de rédiger les bordereaux de versements pour les archives intermédiaires et d’élimination réglementaires en suivant les procédures existantes et dans le respect des consignes des référentiels de conservation.
Il est chargé de la formation de son équipe afin d’archiver le fonds de documents administratifs en attente de traitement présents en magasin d’archives, de les verser aux dossiers des agents et / ou de procéder à leur destruction en fonction de leur nature, dans un objectif de complétude des dossiers administratifs.
Nécessairement, le chef de pôle travaille en lien étroit avec les bureaux producteurs des pièces administratives et assure leur sensibilisation sous forme d’opérations de communication et de formation quant aux questions d’ordres archivistiques.
En sa qualité de chef du pôle archives, il a la responsabilité des espaces de conservation d’archives.
Ce pôle a en charge la gestion des dossiers administratifs de l’ensemble des agents de la Direction de l’administration pénitentiaire (environ 45 000 dossiers). A cet effet il :
- Traite le classement, l’acheminement et le versement des pièces administratives aux dossiers individuels des agents ;
- Répond aux demandes de communications internes des dossiers administratifs au sein des différents bureaux de la sous-direction RH ;
- Assure les versements des dossiers des agents sortis du service vers le service archives du secrétariat général.
Ces tâches demandent de la rigueur et de la méthode pour la réalisation de l’archivage et le suivi des communications internes dossiers, ainsi qu’un bon sens relationnel car ce poste nécessite également de nombreux contacts avec les agents des quatre sous-directions composant la DAP.
Nombre d’agents à encadrer :
✔ 4 C
Profil recherché
Connaissances
Maitrise des outils informatiques Excel, Word, Outlook
Notions des règles statutaires en matière de droit de la fonction publique
Compréhension des procédures réglementaires
Savoir-être
Sens du contact
Discrétion
Réactivité
Pédagogue
Esprit de précision et de rigueur
Savoir-faire
Compétences managériales
Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
Sens de l’organisation, rigueur
Capacités d’analyse et de synthèse
Capacités d’animation, de coordination et de communication
Respect de la confidentialité
Techniques archivistiques
Capacités d’analyse et de synthèse
Capacités d’animation, de coordination et de communication
Obligation de réserve et astreinte au secret professionnel
Techniques de conduite du changement
Connaissances des principes généraux du Code du patrimoine
Connaissance des gestes et postures pour l’acheminement des archives
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- veronique.rodero@justice.gouv.fr Tél. :01 70 22 82 08
- christelle.goumon@justice.gouv.fr Tél : 01.70.22.74.71
Qui sommes-nous ?
L'administration pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l'une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s'élève à 3,9 milliards d'euros, dont près de 1,8 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 43 000 agents. Outre l'administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d'insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales. Elle compte, en outre, deux services à compétence nationale, l'agence nationale du travail d'intérêt général et de l'insertion professionnelle et le Service national du renseignement pénitentiaire ainsi qu'une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 269 000 personnes, dont environ 180 000 en milieu ouvert et près de 89 500 placées sous écrou.
Descriptif du service
Le bureau de la gestion des personnels et de l’encadrement assure la gestion de la carrière d’environ 39 000 personnels de catégories B et C de l’administration pénitentiaire. Il est composé de 4 sections : la section des personnels de surveillance, la section des personnels administratifs et techniques, la section des congés bonifiés, mutations, retraites et des dossiers transversaux et enfin la section du corps de commandement et des personnels d’insertion et de probation.
Ces dernières :
· assurent la gestion administrative des carrières (nomination des stagiaires, titularisation, avancement, détachement et actes non déconcentrés, notations…) de l’ensemble de ces personnels ;
· procèdent aux mouvements et aux affectations des personnels, organisent les commissions administratives paritaires et campagnes de mobilité et d’avancement des corps concernés ;
· développent et suivent la déconcentration de la gestion de ces personnels. Elles veillent à l'application par les services déconcentrés des dispositions législatives et réglementaires relatives aux statuts et aux régimes de protection sociale ;
· sont le correspondant du secrétariat général pour la gestion des personnels des services déconcentrés appartenant à des corps communs ;
· traitent les dossiers relatifs aux congés bonifiés et assurent l'interface avec le secrétariat général en ce qui concerne les dossiers relatifs aux régimes de retraite de l'ensemble des personnels pénitentiaires.
À propos de l'offre
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- Poste soumis à un entretien obligatoire
- Groupe RIFSEEP : 1
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Une expérience dans le domaine de la gestion des ressources humaines et du management serait un plus.
Le poste permet d’acquérir de solides compétences dans le domaine RH (techniques et juridiques) et en matière d’encadrement.
Les responsabilités associées favorisent la promotion.
Organisation de travail : 37h30 par semaine
Restauration : restaurant administratif sur place
Accessibilité en transport / Parking : RER, métro, bus / parking souterrain pour voitures et vélos
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
