Chargé(e) du protocole et des affaires réservées
Référence : MINT_BA009ATB-92408
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de l'Ariège
- Localisation : Préfecture de l'Ariège
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales
Sous l’autorité de la Cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle et de son adjointe, l’agent est en charge d’organiser les événements officiels de la préfecture dans le département (cérémonies patriotiques nationales et départementales, visites officielles des membres du gouvernement et du préfet, réceptions préfectorales…). A ces occasions, il rédige les déroulés en s’assurant du respect des règles protocolaires, propose les listes d’invités et les cartons d’invitation, en lien avec les différents services de l’État et collectivités (sous-préfectures et services de la préfecture, mairies, délégué militaire départemental, forces de sécurité intérieure, office national des anciens combattants et victimes de guerre …). Pour les cérémonies patriotiques, il rédige les discours du Préfet. Plus globalement, il est en charge du suivi de l’ensemble des questions protocolaires (prise de fonction des membres du corps préfectoral, réalisation des plans de table, rédaction des formules d’appels, mise à jour de la base protocolaire, etc.) et participe à l’organisation pratique de ces différents événements.
L’agent est également en charge des missions suivantes :
• traitement des interventions et des affaires réservées : instruire et proposer les réponses aux courriers des
administrés à la présidence de la République et au Premier Ministre, suivre les audiences
• suivi de la vie politique du département : mettre à jour les notices biographiques des grands élus, contribuer à
l’élaboration du nuancage politique, appui à l’organisation et participation aux soirées électorales etc
• rédaction des lettres de remerciements, bienvenue, félicitations et condoléances
• suivi des cartes de maires et adjoints
• délivrance de l’honorariat des maires et des adjoints
• constitution et archives de ses dossiers
Les missions sur ce poste sont partiellement télétravaillables.
L’agent doit être polyvalent sur l’ensemble des missions de représentation de l’État afin d’assurer la continuité de service. Il apporte son appui sur les missions suivantes :
• suivi de la vie du département
• organisation des réceptions
• organisation des soirées électorales
• organisation des visites officielles
• missions prioritaires des autres agents du BRECI lors des congés
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Discrétion, disponibilité, habilitation confidence défense, polyvalence
- Possibilité de travail en horaires atypiques (soirée et week-end)
- Un intérêt pour les questions historiques serait un plus.
Vos perspectives :
Poste exigeant et très formateur. Cette expérience peut constituer un atout pour la préparation d’un
concours ou d’un examen professionnel de catégorie A.
Profil recherché
Votre environnement professionnel
Activités du service
Sous l’autorité de la sous-préfète, directrice de cabinet, le cabinet regroupe :
• un secrétariat ;
• une direction des sécurités (bureau de la sécurité intérieure et bureau de la sécurité civile) ;
• un bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle.
Le bureau de la présentation de l’État et de la communication interministérielle traite des missions suivantes :
• Affaires protocolaires : organisation des visites ministérielles, rédaction les discours du préfet et des membres
du corps préfectoral, organisation/suivi des cérémonies officielles auxquelles participe le préfet, préparation
des réceptions en lien avec les agents affectés à la résidence préfectorale
• Communication interministérielle : élaboration et mise en œuvre du plan de communication et de
publication, conception et réalisation des outils et support de communication, relation presse,
communication de crise, animation des réseaux sociaux, veille des médias et revue de presse, animation du
réseau des correspondants communication, organisation d’événement
• Affaires réservées : suivi des interventions des élus du département, des particuliers auprès de la Présidence
de la République et des ministères ainsi que des dossiers sensibles, gestion/suivi du courrier réservé,
réception, le cas échéant, de délégations de manifestants, rédaction de la synthèse bimensuelle
• Distinctions honorifiques : instruction et suivi des dossiers des ordres nationaux, ministériels et des médailles
d’honneur
• Vie politique / Élections politiques : suivi de l’actualité politique du département, mise à jour des fiches
biographiques des personnalités publiques du département et du dossier territorial, organisation les soirées
électorales et participation à la rédaction des analyses politiques, attribution des nuances politiques,
centralisation des résultats, rapport d’analyse
• Cultes et laïcité : suivi des instances avec le culte musulman, en lien avec le bureau de la sécurité intérieure
Composition et effectifs du service
Le bureau se compose de 13 agents :
- 1 A (cheffe de bureau)
- 1 A chargée de communication (adjointe au chef de bureau)
- 3 B (1 chargée du protocole, 1 chargée des distinctions honorifiques, 1 chargée de l’intendance)
- 6 C techniques (3 chauffeurs, 1 cuisinier, 1 jardinier et 1 agent de résidence) et 2 agents techniques extérieur
Liaisons hiérarchiques
Directrice de cabinet, Cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle
Liaisons fonctionnelles
Services déconcentrés (gendarmerie, police, SDIS, DDT, DDETSPP, Douanes, maison d'arrêt), services de la préfecture, collectivités territoriales et élus du département, associations.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
-
Localisation administrative et géographique / Affectation
Préfecture de l'Ariège
Cabinet
Bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle
2 rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac
09000 Foix
Domaine(s) fonctionnel(s)
- Administration générale
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Gestionnaire-instructeur administratif -
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique-bureautique/ niveau pratique-requis
Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise-à acquérir
Connaissance du protocole/niveau expert-à acquérir
Savoir-faire
Travailler en équipe/niveau maîtrise-requis
S'organiser/niveau maîtrise-requis
Rédiger/niveau maîtrise-requis
Analyser/niveau pratique-requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise-requis
Savoir s'adapter/niveau maîtrise-requis
Savoir accueillir/niveau maîtrise-à acquérir
Savoir communiquer/niveau pratique-requis
Qui contacter :
- Mme Yumi USSON, Directrice des sécurités: (Tél:05.61.02.10.06) - yumi.usson@ariege.gouv.fr
- Mme Constance RITZ, cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle: (Tél:05.61.02.10.08) – constance.ritz@ariege.gouv.fr
- Le service des ressources humaines du SGCD de l’Ariège (Tél:05.61.02.11.13/10.76) – sgc-rh@ariege.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
-CV, la lettre de motivation et le formulaire de mobilité
- Lien pour télécharger le formulaire de mobilité des candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- Lien pour télécharger le formulaire de mobilité des candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf -
Fondement(s) juridique(s) du recrutement sur contrat, le cas échéant :
2° de l'article L. 332-2 -
Vacant à partir du 01/03/2024
-
Personnel du bureau du cabinet
