Chargé(e) de mission « Modernisation des fonctions administratives » H/F

Référence : 2024-1474515

  • Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
  • Employeur : HOPITAUX UNIVERSITAIRE DE MARSEILLE APHM
    ASSISTANCE PUBLIQUE HOPITAUX DE MARSEILLE
  • Localisation : MARSEILLE
Domaine : Ressources humaines
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

OBJECTIFS GENERAUX DU POSTE
Dans ce cadre, le/la Chargé(e) de mission spécialisé(e) dans la modernisation des fonctions
administratives est chargé d’accompagner les évolutions stratégiques et organisationnelles de ces
fonctions pour les années à venir. Il est en particulier chargé de piloter les projets impactant
l’organisation, les outils, le fonctionnement et la qualité de service rendu par les secrétariats
médicaux, les secrétariats de direction, et les services d’accueil et d’admission des patients. Ce poste
requiert une expertise dans la gestion des processus administratifs hospitaliers, ainsi que des
compétences en maîtrise d'ouvrage des projets numériques liés à ces métiers.
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3. MISSIONS ET RESPONSABILITES
1. Modernisation et performance des secrétariats médicaux
 Conduire une étude sur l’organisation et le fonctionnement des secrétariats médicaux
- Conduire un audit organisationnel de la fonction « secrétariat médical » à l’AP-HM ;
- Analyser les processus actuels pour identifier les axes d'amélioration ;
- Collaborer avec les équipes médicales et les usagers pour comprendre leurs besoins
spécifiques en matière de support administratif ;
- Formuler des préconisations de modernisation et d’amélioration de la performance des
organisations, et accompagner les changements auprès des équipes concernées
 Développer l’expertise métier et promouvoir l’harmonisation des pratiques
- Proposer et mettre en place des méthodes et des outils visant à améliorer et harmoniser
la qualité des services fournis par les secrétariats médicaux ;
- Piloter la maîtrise d’ouvrage pour la conception et le déploiement d’outils numériques
 Mettre en place une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences
- Réaliser un état des lieux RH du métier de secrétaire médical(e)
- Mettre en place une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences spécifique
au métier de secrétaire médical(e), et proposer des parcours de professionnalisation
2. Modernisation et performance des secrétariats de direction
 Conduire une étude sur l’organisation et le fonctionnement des secrétariats de direction
- Réaliser un état des lieux des secrétariats de direction
- Analyser les processus actuels pour identifier les axes d'amélioration ;
- Formuler des préconisations de modernisation et d’amélioration de la performance des
organisations, et accompagner les changements auprès des équipes concernées

Profil recherché

4. QUALITES REQUISES
 Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l’organisation et méthode
 Capacité à mobiliser et fédérer les acteurs, aptitudes à la conduite du changement
 Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, aisance et agilité relationnelle
 Capacité d’initiative, autonomie et sens des responsabilités
 Capacité d’anticipation, de réactivité et de priorisation
 Curiosité intellectuelle, sens de la veille et de l’innovation
 Bonne maîtrise de la communication écrite et orale

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

charlaine.fages@ap-hm.fr

Qui sommes-nous ?

L’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est le troisième CHU de France et le plus
important centre hospitalier de la région PACA. Elle regroupe 4 sites hospitaliers : Hôpital Nord,
Hôpitaux de La Timone, Hôpital La Conception, Hôpitaux Sud, une plateforme logistique et 12
instituts de formation aux métiers de la santé.
Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l’éducation à la santé.
L’APHM est également établissement support du GHT « Hôpitaux de Provence » réunissant les 13
établissements publics du département et associant l’hôpital d’instruction des armées Laveran.
C’est aussi le premier employeur de la région, avec plus de 16 000 personnels médicaux et non
médicaux, qui font vivre les plus de 3 200 lits et places et assurent chaque année 130 000 entrées,
60 000 interventions, 240 000 urgences, 1 000 000 consultations, 5 600 naissances, 900 000
hospitalisations, ou encore 250 greffes. L’AP-HM a également une activité de recherche importante
avec 2000 publications, 14 000 patients inclus dans les essais cliniques, 1 IHU : IHU Méditerranée
Infection, 3 RHU, 5 DHU et près de 2 000 programmes de recherche en cours.

À propos de l'offre

  • COMPETENCES TECHNIQUES
     Conduire des projets
     Réaliser des audits organisationnels
     Evaluer les organisations, les méthodologies de travail et la charge de travail
     Animer des réunions et des groupes de travail pluridisciplinaires
     Conduire et accompagner le changement dans un environnement complexe
     Produire, fiabiliser, synthétiser et analyser des données RH
     Rédiger des notes, rapports et supports de présentation
     Rédiger des cahiers de spécification fonctionnelle des applications numériques
     Concevoir des supports de communication
     Maîtrise experte des outils bureautiques et des outils informatiques de gestion hospitalière, et
    capacité à comprendre les enjeux techniques des projets numériques.
    6. EXPERIENCES REQUISES
     Expérience dans la gestion de projets d'optimisation des fonctions administratives en CHU
     Expérience significative dans le domaine du management des secrétariats médicaux

  • Mettre en place une coordination opérationnelle des secrétariats de direction
    - Mettre en place une animation « métier » transversale des secrétariats de direction
    - Assurer un support administratif de haut niveau pour les directions
    - Proposer et mettre en place des méthodes et des outils visant à harmoniser les pratiques
    et renforcer la coordination des secrétariats pour garantir une communication fluide, une
    prise de décision efficace, et des circuits de décision plus clairs et plus efficaces.
    - Proposer des solutions innovantes pour rationaliser les processus de travail
     Mettre en place une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences
    - Réaliser un état des lieux RH du métier de secrétaire de direction
    - Mettre en place une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences spécifique
    au métier de secrétaire de direction, et proposer des parcours de professionnalisation
    - Conduire les évolutions du métier de secrétaire vers celui d’assistant(e) de direction
    3. Optimisation du volet administratif des parcours patients
    - Évaluer les procédures d'accueil et d'admission afin d'optimiser l'expérience patient ;
    - Développer et mettre en oeuvre des initiatives visant à réduire les délais d'attente et à
    améliorer la satisfaction des patients.
    - Former le personnel d'accueil aux meilleures pratiques et aux outils informatiques utilisés
    pour les admissions
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  • Vacant à partir du 12/02/2024

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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