Chargé.e de l'exécution de la dépense et Assistant.e administratif H/F

Le poste est partagé à mi-temps sur des fonctions de contrôle et d'exécution de la dépense pour le bureau et sur des fonctions d'assistance administrative pour l'antenne.
Le titulaire fera partie du secteur dépense et comptabilité du pôle Coordination et pilotage de projets, sera en charge d'un portefeuille d'opérations immobilières en propre, et intégré au sein de l’équipe en charge de la gestion des dépenses.
Il a vocation à traiter toutes demandes du pôle au-delà de sa zone d’affectation géographique.
Le titulaire du poste aura pour missions de :
1. Au titre de ses fonctions de contrôle et d'exécution de la dépense :
• contrôler les dépenses : imputation budgétaire (T3 et T5 sur TF ou hors TF), disponibilité des crédits, pièces justificatives…,
• analyser la partie financière des nouveaux supports contractuels (ex. marchés globaux de performance) en lien avec le chef de projet, la juriste et les acheteurs du bureau ;
• proposer la structuration des engagements juridiques dans Chorus (typage ; lignes de gestion) ;
• engager des marchés, accords-cadres, conventions et bons de commande, ainsi que des avenants (utilisation des SI PLACE et CHORUS);
• créer des fiches d’immobilisation en cours (FIEC) et mettre en service les immobilisations
• créer et gérer les tiers, traiter les avances, les retenues de garantie, les cessions de créance, les actes de sous-traitance ;
• gérer les opérations de mise en paiement : états d’acomptes, états de solde, décomptes généraux définitifs, création du service fait ;
• mettre en œuvre les prescriptions du contrôle interne comptable (CIC) et assurer la traçabilité de la dépense.
L'exécution des opérations de dépense se réalise en lien direct avec les chefs de projet des opérations concernées ainsi que le Centre de Gestion Financière et le Département Comptable Ministériel.
Le bureau travaille sous environnement EDIFLEX pour le suivi des opérations.
2. Au titre de l'assistance administrative et logistique au sein de l'antenne :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel
-Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
-Mettre en forme et valoriser des supports écrits
-Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de l'antenne
-Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées - Assurer le suivi de la qualité au sein de l'antenne immobilière. (certification ISO 9001 et démarche vers une certification ISO 50001).