Chargée d'accueil, d'information et de gestion administrative
Référence : 2025-1819445
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Rennes 2
Université Rennes 2 - Localisation : Université Rennes 2 - Place du recteur Henri le Moal - 35000 RENNES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités liées à l’accueil et à l’information des usagers
Dans le cadre de l’Espace Accompagnement, assurer l’accueil du public (lycéens, étudiants, public en reprise d’études, candidats étrangers…) et lui fournir des informations générales sur l’ensemble des procédures coordonnées par la DÉVU
Traiter les demandes formulées par téléphone et via l’adresse mél devu@univ-rennes2.fr
Pour les demandes complexes, planifier un rendez-vous individuel ou transmettre au référent
Participer aux journées portes ouvertes de l’université et aux journées de rentrée
Activités liées la gestion administrative
- Réceptionner et vérifier la recevabilité des dossiers transmis par les usagers, puis les transmettre aux référents
- Traiter des demandes de retrait et d’envoi de diplôme
- Editer ou produire, à la demande, des documents de scolarité : certificats de scolarité, relevés de notes, attestation de réussite, reconstitution des parcours effectués avant 1997 (attestations de blocs)
- Participer aux tâches administratives courantes (ex : courrier)
- Gérer les demandes de rendez-vous des étudiants en situation de handicap pour le relais handicap
- Alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité et produire un bilan annuel
- Décliner les activités du périmètre du guichet unique en procédures
- Traiter les demandes de transferts de dossiers universitaires sortants
- Être le correspondant fonctionnel de ESUP-Transferts (application de gestion des transferts universitaires)
- Assurer la gestion opérationnelle des archives : réception, contrôle, tri et classement des dossiers des étudiants non réinscrits : interlocutrice guichet unique pour l’archiviste de l’université R2 (DAJI)
- Participer aux missions et activités transversales du service
Profil recherché
Connaissances
- Techniques d’accueil téléphonique et physique (maîtrise ou expert)
- Bonne connaissance du public, de ses besoins et de ses attentes (maîtrise ou expert)
- Connaissance des règles de fonctionnement de l’Université et de l’organisation des formations (maîtrise ou à acquérir)
- Bonne connaissance du système éducatif, notamment de l’enseignement supérieur et de la réglementation en vigueur (maîtrise ou à acquérir)
- Maîtrise des procédures et des calendriers d’inscriptions (maîtrise ou à acquérir)
- Connaissance des applications Apogée et E-Candidat (maîtrise ou à acquérir)
Compétences opérationnelles
- Accueillir le public
- Utiliser des outils bureautiques
- Rédiger des documents
- Travailler en équipe
- Rédiger des mails
- Compétences linguistiques en anglais souhaitées
Compétences comportementales
- Sens relationnel
- Grande rigueur
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Capacité à analyser les problèmes et les résoudre en lien avec sa hiérarchie
Langues
- Anglais Seuil
Localisation
Qui sommes-nous ?
Nos valeurs
Faire le choix de travailler à Rennes 2, c’est œuvrer ensemble pour l’accomplissement d’une mission commune : accompagner les étudiants dans leurs projets de formation, tout en participant à la construction d’une recherche innovante.
Forte de ses 1500 personnels et 21000 étudiants, Rennes 2 c’est également une vie culturelle et sociale riche, une communauté étudiante active, des professionnels investis dans leurs missions.
Travailler dans notre établissement, c’est l’opportunité de concilier parcours professionnel et épanouissement personnel.
Nos avantages
. Une prime annuelle pour les agents non titulaires
. Un régime indemnitaire pour les titulaires
. 54 jours de congés annuels dès la première année
. Une participation aux frais de complémentaire santé (mutuelle) à hauteur de 15€/mois
. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
. Un remboursement partiel aux frais de transport en commun sur l’ensemble du territoire départemental
. Un forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
. Une politique active en faveur de l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap
. Une journée d’accueil pour les nouveaux agents
Descriptif du service
L’agent évolue au sein du pôle ressources et activités transverses, pôle intégré à de la direction des Etudes et de la Vie Universitaire (DEVU).
Au sein du Guichet unique et dans les limites du périmètre de la DÉVU, l’agent a pour mission d’assurer l’accueil et l’information des usagers et une partie de la gestion administrative.
Cette mission est assurée en binôme, en collaboration avec la direction et les autres pôles de la DÉVU et en lien avec les services et composantes de l’université.
- L’agent est placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable de pôle.
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser au plus tard le 24 février 202.
- Poste à pourvoir à compter du 17/03/25, ou dès que possible.
- Auditions prévues la semaine 10.
Poste de catégorie C :
- Ouvert aux titulaires de catégorie C (corps des Adjoints techniques) de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation.
Groupe RIFSEEP du poste : 1 - Ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD d’1 an renouvelable.
Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
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CONTRAINTES ET CONDITIONS D’EXERCICE
- Ouverture tous les après-midis à partir de 13h
- Ouverture sur certaines périodes où il n’y a pas de cours mais l’université reste ouverte (vacances Toussaint, février et Pâques) : organisation à penser avec son binôme
- Poste non télétravaillable
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Vacant à partir du 17/03/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
