Chargé des instances et des actes (h/f)
Référence : O075250407001340
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la Directrice de l'administration générale, le(la) chargé(e) des instances et des actes assure l'organisation, la préparation, la tenue et le suivi des instances statutaires relevant de la Direction. Il(elle) veille à la régularité des actes du SIPPEREC et de la Régie Gényo.
Préparation, tenue et suivi des instances statutaires et des actes du SIPPEREC
* Organiser et préparer les comités syndicaux : Mise en forme des rapports et délibérations, préparation des convocations et dossiers, dépôt et envoi des convocations et du dossier sur la plateforme de dématérialisation, s'assurer de leur bonne transmission aux élus,
* Suivre le processus de préparation et de validation des affaires : Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires, veiller au respect des échéances et procéder aux relances nécessaires, .... Assister la Directrice pour la préparation et le suivi des ordres du jour, mise en forme des documents nécessaires à la tenue de l'instance.
* Organiser et assurer la tenue et le suivi de la séance : assurer le quorum, l'accueil, l'émargement, le suivi des interventions et des votes, la rédaction du procès-verbal de la séance, la publication et affichages légaux.
* Organiser et préparer les commissions syndicales en lien avec les directions opérationnelles. En relire les comptes-rendus avant validation par la Directrice.
* Elaborer les actes du SIPPEREC et de la régie Gényo, veiller à leur régularité en lien avec la Direction des affaires juridiques et en fonction de la réglementation en vigueur, assurer leur suivi : Contrôle formel, mise en signature, transmission au contrôle de légalité, notification, publications légales, tenue des registres des actes, archivages.
* Assurer le suivi des élus du comité syndical (désignation, modifications, mise à jour des données sur les outils métiers et les documents du Syndicat, ...).
* Mettre en ½uvre les actions suite aux adhésions et reprises de compétences.
Gérer le Parapheur électronique Fast, l'outil de convocation des élus aux instances et l'espace adhérents (pages comité et commissions) et la boite mail des instances.
* Administrer le parapheur électronique et l'outil de convocation des élus (Création et gestion des circuits de signature des différents documents, gestion des droits et des es utilisateurs),
* Assurer l'assistance à l'utilisation auprès des utilisateurs,
* Assurer la mise à jour de la base de données « relation adhérents » pour les domaines d'intervention de la Direction,
* Mettre à jour l'espace adhérents pour les parties concernant ses domaines d'intervention.
* Gestion de la boîte mails « Secretariat-instances ».
Profil recherché
* Bonne expression orale et écrite : maîtrise des règles de l'orthographe, de syntaxe, de grammaire et de bienséance,
* Connaissance du contexte des collectivités territoriales et de leur fonctionnement,
* Bonnes connaissances du fonctionnement des assemblées et des actes des collectivités territoriales,
* Respect des procédures internes
* Planification et suivi des tâches,
* Prise de notes,
* Confidentialité et discrétion professionnelle,
* Prise en compte des contraintes des services,
* Sens de l'initiative, réactivité, adaptabilité, autonomie, rigueur, capacité d'initiative ainsi qu'intérêt pour le travail en équipe.
Qui sommes-nous ?
Syndicat Intercommunal de la Périphérie de Paris pour les énergies et les réseaux de communication.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
173/175 rue de Bercy CS 10205
75588 PARIS CEDEX 12 -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché, Attaché principal, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 06/06/2025
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Responsable de coordination administrative
