Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage H/F

Missions :
Au sein du CESCM, l’agent assurera la gestion et la coordination en matière d’administration, de gestion financière et comptable et d’encadrement de personnel. Il ou elle assistera également la directrice d’unité dans la réalisation de sa mission.
Activités :
• Définir et mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés ;
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
• Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses ;
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives ;
• Encadrer et animer une équipe administrative ;
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de l’unité ;
• Proposer et concevoir les outils de gestion administratives, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’unité ;
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant ;
• Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats le cas échéant, assurer le suivi administratif et financier des contrats ;
• Organiser et coordonner l’archivage des informations administratives et financières de l’unité ;
• Suivre l’évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré, assurer une veille dans le cadre de son domaine d’activité, constituer une documentation de référence ;
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Contexte de travail :
Le CESCM est une Unité Mixte de Recherche relevant de l'Université de Poitiers et du CNRS, conventionnée avec le Ministère de la Culture et de la Communication. Il soutient, développe et anime une recherche d’excellence dans le domaine des études médiévales, toutes disciplines confondues, au niveau national et international.
L’agent sera responsable d’un pôle de gestion composé de 4 personnes relevant de l’Université de Poitiers, dont il/elle encadrera et coordonnera l’activité.