Assitant(e) de Direction / DIRECTION DES SOINS H/F

- Coordination et planification : transmission des informations aux différents membres de l’équipe et communication avec les différents services de l’établissement

- Participation aux travaux institutionnels et aux instances institutionnelles

- Organisation de la gestion logistique de la direction des soins (déplacements professionnels, organisation de réunions…)

LES MISSIONS PRINCIPALES

- Accueil téléphonique et physique des personnels et visiteurs

- Gestion des appels ou des demandes en fonction de leur importance et des priorités - Préparation et organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, recueil des documents en vue des rendez-vous

- Gestion de l’agenda du directeur

- Organisation et priorisation des activités du secrétariat

- Traitement du courrier papier et électronique, répartition interne / externe

- Préparation et participation à diverses réunions et instances, prise de notes et rédaction de compte-rendus dans les groupes de travail

- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendus - Reproduction et diffusion de documents et de dossiers

- Organisation du classement papier et électronique et archivage

- Collaboration aux points pôles avec l’encadrement

- Planification de réunions de cadres de proximité et de CSS, prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendus

- Organisation de la CSIRMT : organisation des bureaux et des Commissions, préparation de l’ODJ et suivi, réservation et mise en place de salle, prise de notes en séance, rédaction de compte-rendus, collecte et transmission des documents

- Partenariat avec le GHT

- Suivi des effectifs : élaboration des fiches navette en lien avec les gestionnaires RH, actualisation du tableau mensuel, commentaires prévisionnels

- Mise à jour du tableau prévisionnel des Entrées / Sorties

- Gestion des offres d’emploi extérieures : rédaction et publication des annonces, réception et tri des candidatures, diffusion, archivage

- Suivi des emplois d’été : tableau de recensement des besoins, suivi administratif des recrutements, élaboration d’un tableau de synthèse par pôle

- Suivi du tableau récapitulatif des remplacements : vérification des données et transmission mensuelle en DRH

- Gestion des stocks de fournitures de bureau, des dotations du service, des bons de travaux d’équipement

- Gestion logistique des activités de la direction

- Gestion et suivi des deman