Assitant.e de Direction - Petite Enfance - Communauté de Communes MSL

Sous l'autorité du Chef du service « Petite Enfance. L'assistant/e apporte un appui au Directeur.rice dans l'ensemble de ses missions administratives et budgétaires. Il/elle apporte une aide permanente au Directeur.rice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il/elle travaille en lien avec le secrétariat de la Direction Générale, ainsi qu'avec les différents services de la Communauté de Communes.

* Secrétariat, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Accueil téléphonique et physique ;
Information et orientation des usagers ;
Gestion des agendas ;
Transmission des informations ;
Traitement du courrier (départ et arrivées), des mails ;
Mise à jour des différents fichiers liés à l'activité ;
Classement des documents et archivage ;
Gestion des fournitures administratives pour l'ensemble du service de la Direction.

* Suivre les projets et activités de la Direction
Organisation logistique des réunions ;
Participations à :
- Commission Petite Enfance
- Réunions de service et d'équipe
- Réunion avec les partenaires
- Conseils de crèche et/ou réunions parents des EAJE : organisation et suivi
Rédaction de notes de service, courriers, mails, convocations, rapports, bilans, statistiques, etc ;
Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.) ;
Budget de la Direction (préparation du budget, suivi des dépenses, des demandes de subventions, instruction des devis), être régisseur suppléant de recettes ;
Gestion des stagiaires : courriers réponses, planning par structure, conventions, ... ;
Participation à l'élaboration des projets ;
Participation active à l'organisation, l'élaboration des demandes de subventions, bilans ;
Appui à l'organisation des grands évènements portés par la direction : conférences, journée Petite Enfance, Fête de la CC ;
Commissions d'attribution des places : Elabore les réponses positives et négatives aux familles ; Gère les statistiques (mensuels, annuels, de chaque commission) et est capable de produire des statistiques en fonction des besoins du service.
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* Gestion du logiciel Petite Enfance
Paramétrages généraux, contact du prestataire ;
Procédure de facturation ;
Accompagnement à l'utilisation du logiciel pour les directrices de structures ;
Edition de différents tableaux et statistiques ;
Pointage et contrôle des heures de présence et absences des enfants (logiciel de facturation).

* Relation avec les partenaires financiers
Suivi administratif et financier des relations contractuelles avec la CAF ;
Suivi administratif et financier des dossiers PMI pour les établissements d'accueil du jeune enfant (EAJE) avec le Département.