Assistant(e) gestionnaire à l'Unité offre de soins (DOSM0649) H/F

MISSIONS :
Missions de secrétariat de l’UOS :
·         Gestion de l’agenda du responsable d’unité / responsable adjoint : planification des rendez-vous en interne et en externe, gérer les conflits d’agenda, programmer les points réguliers avec les membres de l’équipe, prévoir les modalités pratiques d’organisation des réunions..etc
·         Organisation et préparation de réunions : programmation de réunions, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques, élaboration de listes d’émargement, réponses téléphoniques, impression éventuelle des documents de présentation, élaboration de dossiers préparatoires..
·         Gestion du courrier entrant et sortant dans l’outil ELISE : distribution au sein de l’unité et mise en signature des courriers sortants, suivi de la réponse aux courriers..etc
·         Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur
·         Gestion de la BAL UOS : consulter la messagerie et transférer les messages en interne selon la thématique concernée, s’assurer de la réponse aux sollicitations des établissements.
·         Mise à jour de la liste et des coordonnées des établissements de santé de la région
·         Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques : réponses ponctuelles aux demandes des établissements
·         Elaboration et diffusion du compte-rendu de la réunion hebdomadaire de l’unité
·         Aide aux publipostages relatifs aux appels à projets ou appels à candidatures, aux campagnes menées par l’unité
·         Assistance de l’équipe pour la prise en main des nouveaux outils dématérialisés
·         Création d’une banque de notes thématiques

Missions de gestion administrative :
·         Appui administratif au service autorisations : saisie des décisions d’autorisation et documents divers dans le SI Autorisations,
·         Appui administratif au service contractualisation
·         Appui administratif transversal : publication des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA), rédaction de procédures pour l’unité offre de soins (gestion des courriers dans Elise..etc).
·         Coordination de la réponse aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) : compilation et mise en forme des contributions, envoi des réponses..
·         Mise en place d’un tableau de bord recensant les sollicitations faites à l’UOS (notamment du DG /DOSA) : demandes de notes, EDL, avis techniques.
·         Amélioration de l’arborescence du réseau UOS