Assistante du Sous-Préfet de Sens

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Comme assistant du sous-préfet, vous êtes pour lui un collaborateur de première proximité et de confiance.
Vous travaillez en lien avec les services de la préfecture et au contact des autorités du territoire. Vous contribuez par vos qualités de représentation au rayonnement des services de l’État dans l’Yonne.
 Au titre d’assistant :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du sous-préfet
- Gestion des agendas du sous-préfet et du secrétaire général
- Gestion du courrier et de la messagerie du sous-préfet
- Organisation des réunions et déplacements du sous-préfet : planning, convocations, moyens matériels
- Gestion et suivi des déclarations de manifestation de contestation
- Suivi et remise des cartes d’élus
 Gestion administrative des moyens et des personnes :
- Relations avec les entreprises intervenant au sein de la sous-préfecture (devis, calendrier, suivi)
- Gestion des crédits et des travaux de la sous-préfecture et de la résidence du sous-préfet
- suivi des dépenses des cartes achat
- Suivi des dossiers des personnels
- Gestion du courrier « arrivée » de la sous-préfecture (tri et diffusion suivant circuit)
- rédaction de courriers divers

Acteur impliqué dans le déploiement et la mise en œuvre des engagements de service Qual-e-pref du module 1 obligatoire : relation avec les usagers (courriers/courriels)

 Votre environnement professionnel
Activités du service :
Sous-préfecture : représentation de l’État et administration territorialement
Composition et effectifs :

Le secrétariat est composé d’un agent titulaire.
La sous-préfecture compte 18 agents.
Liaisons hiérarchiques :
Le sous-préfet
Le secrétaire général de la sous-préfecture
Liaisons fonctionnelles :

Services de la sous-préfecture et de la préfecture, services déconcentrés de l’État
Interlocuteurs du sous-préfet et notamment élus locaux et journalistes
Entreprises, associations, ...