Assistant(e) du Pôle Solidarités de la DDETS des Bouches-Rhône
Référence : 2024-1691141
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DREETS PACA
DDETS 13 - Localisation : 66 A Rue Saint Sébastien - 13006 Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Encadrement (oui ou non) : NON
ACTIVITE PRINCIPALE :
- Gestion de l'agenda du responsable du Pôle Solidarités
- Gestion de la messagerie institutionnelle du Pôle
- Traitement du courrier entrant et sortant
- Organisation des réunions du Pôle
- Préparation des dossiers de réunions et suivi des échéances
- Signalement et orientation des urgences
- Suivi des parapheurs en lien avec la Préfecture
- Suivi des mouvements de personnel du Pôle pour l'arrêté de délégation de signature du Préfet
- Gestion des coupons-repas des agents MI du Pôle
- Préparation des déplacements (Chorus DT) et assistance logistique
- Mise en forme de documents (word, excel, power point et Libre Office)
- Suivi des prévisionnels de congés/intérims
- Gestion des fournitures
- Classement, archivage
- Participation possible à des réunions de Pôle avec prise de notes du relevé de décisions
- Organisation du planning de présidence des commissions de surendettement en lien avec la Banque de France et prise d'arrêtés de composition/renouvellement de la commission avec publication au RAA
- Programmation des astreintes et traitement de la mise en paiement
Spécificités du poste / Contraintes :
- liens importants avec les services de la Ddets, les services préfectoraux (en particulier avec le secrétariat du Préfet pour l'Egalité des Chances), les collectivités, la Dreets, la commissaire en charge de la lutte contre la pauvreté, les associations et partenaires extérieurs.
L'agent sera :
- sous l'autorité hiérarchique du Directeur départemental adjoint en charge des solidarités
- en lien fonctionnel avec la Chargée de mission auprès du directeur départemental adjoint
- amenée à travailler en concertation avec l'assistante de direction en charge de la coordination des assistantes de pôle notamment pour les absences en cas de télétravail, congés, etc... et en charge de la coordination des agendas (attribution des invitations, réunions, commissions à l'assistante de pôle concernée....)
Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer en fonction des réformes, missions, projets, contraintes et besoins du service.
Profil recherché
Poste ouvert également aux agents de catégorie C
Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Compétences :
- Maîtriser les méthodes de secrétariat et les outils bureautiques et informatiques (E)
- Organisation (E)
- Fiabilité et discrétion (E)
- Connaître la mission du pôle (E)
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Rigueur dans l’exécution des tâches *****
- Sens des relations humaines ****
- Capacité d’adaptation ****
- Capacité d’initiative ****
- Réactivité ****
- Autonomie ***
Savoir-faire : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Techniques spécifiques *****
- Travail en équipe *****
- Expression écrite ****
- Expression orale ****
- Capacité de synthèse ****
Expérience professionnelle :
Compte tenu des différentes activités du poste, une expérience est souhaitée dans le domaine du sécrétariat et assistance administrative
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La DDETS contribue à la mise en oeuvre des politiques suivantes :
- ensemble des politiques de cohésion sociale notamment l'accés à l'alimentation, accés à un hébergement ou un logement, la protection juridique des majeurs, soutien aux habitants des QPV
- politique du travail et actions d'inspection de la législation du travail
- politique de l'emploi,accompagnement des transitions professionnelles
- anticipation et accompagnenemt des mutations économiques
- insertion sociale et professionnelle
À propos de l'offre
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Contacts : (mails et téléphone)
Anthony Barraco - anthony.barraco@bouches-du-rhone.gouv.fr
Tel : 07 86 61 44 22Séverine Brun - severine.brun@bouches-du-rhone.gouv.fr
Tel : 06 61 19 24 69 -
Vacant à partir du 01/10/2024
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Secrétaire
