Assistante du Numéro Deux

Description synthétique du poste

Assister le Premier Conseiller dans l'organisation quotidienne de son activité.
Binôme de l'assistant(e) du Chef de poste en son absence.
Binôme de l'agent CAD (également en charge du secrétariat des 3 conseillers politiques) en son absence.
Binôme de la secrétaire sociale en son absence.

Activité principale

-Gestion agenda et déplacements du Numéro Deux: prise de rendez-vous, confirmations, regrets, préparation de réunions en interne ou à l’extérieur, logistique des déplacements en lien avec les services;
-Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels, organiser des réunions ;
-Prendre et entretenir des contacts avec les autorités locales;
-Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes;
-Mise en forme et valorisation des supports écrits: rédaction, envoi et suivi des notes verbales aux services extérieurs, rédaction et diffusion des notes de service, établissement de programmes, saisir et mettre en forme des documents;
-Gestion des astreintes de l'Ambassade (préparation, coordination, diffusion);
-Participer à la gestion administrative des réceptions et évènements organisés par le Numéro Deux (petit-déjeuner, déjeuners, dîners) : réservations, invitations, suivi, frais de représentions, logistique et coordination avec les prestataires externes (traiteur etc.);
-Soutien à la préparation des visites de haut niveau;
-Soutien logistique pour l'instruction des dossiers ou la gestion du service;
-Soutien pour le thème de la Sécurité: préparation et organisation des réunions du Comité restreint de sécurité, du Comité plénier de sécurité, en établir les comptes rendus, mise à jour à jour du logiciel PHEDRE, mise à jour de l'organigramme de crise etc.;
-Binôme de l'agent CAD en son absence: réception, enregistr...