Assistante du Directeur - Hôpital Sainte-Périne F/H
Référence : APHP_2024-13735
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Hôpital Sainte-Périne
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assiste le Directeur de l’hôpital dans la gestion des affaires générales et dans le bon fonctionnement des instances locales et autres groupes de travail
- Gestion de l’agenda, organisation des réunions et des rendez-vous,
- Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique
- Traitement et suivi du courrier
- Travaux de secrétariat
- Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes rendus et suivi des demandes
- Participation au comité de liaison de l’hôpital Sainte-Périne, rédaction du compte-rendu et suivi des décisions
- Vérification des documents à la signature du Directeur
- Traitement et transmission des notes de service, d’informations et autres documents
- Réalisation de l’archivage
- Gestion des plannings des salles de réunions et des réservations de véhicules
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
- Élaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site
- Appui pour l’organisation des cérémonies ou visites institutionnelles
Missions spécifiques :
- Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l’ordre du jour, mise à jour de l’arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux
- Travail en collaboration étroite avec le secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales
Profil recherché
PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent
EXPÉRIENCE REQUISE
- Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée.
- Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales.
ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE
- Concours administratifs de catégorie A. selon cependant grade de recrutement
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances particulières :
- Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power-Point)
- Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application doodle pour l'organisation des réunions
- SAP (commande)
- Outils de visio/audi conférence : teams
Qualités professionnelles requises :
- Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
- Capacité d'adaptation
- Anticipation et sens de l'initiative
- Autonomie
- Rigueur
- Sens de l'accueil
- Dynamisme et efficacité
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage etc…)
- Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
