Assistant(e) de scolarité / Chargé(e) d'accueil H/F
Référence : 2025-1833404
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Toulouse School of Economics
Ecole d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse - TSE - Localisation : 1, Esplanade de l'Université - Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 3 ans
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : Assurer l’accueil et des tâches administratives
- Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
- Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
- Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
- Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais notamment
- Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
- Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
- Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)
Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants
- Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
- Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
- Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),
Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation
- Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d’activité
- Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
- Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d’en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
- S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
- Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
- Centraliser les annales d’examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
- Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)
Profil recherché
Les savoirs
- Connaître les textes régissant l’activité (modalités de contrôles des connaissances, actes…)
- Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire
- Connaître le fonctionnement de l’Ecole TSE et de l’Université Toulouse Capitole
Les savoir-faire opérationnels
- Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web
- Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
- Savoir gérer l’imprévu et les pics d’activité (périodes d’examens notamment) et prioriser
- Savoir organiser son travail et gérer les urgences
- Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Les savoir être comportementaux
- Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
- Autonomie, sens de l’écoute, rigueur, curiosité, prise d’initiative
- Aptitude à travailler dans l’urgence. Pics d’activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Toulouse School of Economics (TSE) est un centre de recherche et de formation de renommée mondiale qui réunit plus de 150 enseignants-chercheurs parmi lesquels Jean Tirole, lauréat du Prix Nobel d’économie 2014.
Les origines de TSE remontent au début des années 1980, lorsque l’éminent économiste Jean-Jacques Laffont choisit de quitter Harvard pour Toulouse, sa ville natale, afin d’y construire un nouveau département d’économie, rassemblant des pairs de premier plan qui partageaient un même engagement en faveur de l’excellence scientifique.
Au cours des quarante dernières années, TSE s’est imposé comme l’un des meilleurs départements d’économie en Europe, se classant parmi les trois premiers bénéficiaires en économie des prestigieuses bourses du Conseil européen de la recherche (CER). À plus grande échelle, la TSE se classe aujourd’hui au 8e rang mondial des départements d’économie selon le classement RePEc. TSE est particulièrement réputé pour ses contributions scientifiques en économie industrielle, en finance, en économie de l’énergie et du climat, et en économétrie.
TSE accueille également un centre de recherche interdisciplinaire, l’Institute for Advanced Study in Toulouse (IAST), dont le programme scientifique rassemble dix disciplines scientifiques des sciences sociales et comportementales : anthropologie, biologie, économie, histoire, droit, mathématiques, philosophie, sciences politiques, psychologie et sociologie.
TSE prépare également les meilleurs économistes de demain grâce à son offre de formations de la licence au master et son école doctorale. Ses 2500 étudiants bénéficient directement de l’expertise théorique et empirique du corps enseignant de TSE grâce à une approche scientifique basée sur l’observation, les expériences, les statistiques et les techniques quantitatives avancées. Les étudiants de TSE bénéficient d’un environnement d’apprentissage cosmopolite et ouvert, avec plus de 45 % d’étudiants étrangers, 30 % du corps enseignant international, et un total de 90 nationalités sur le campus. Au 1er janvier 2023, l’école TSE devient un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche (EPSCP) autonome, formé sous la forme d’un Grand Établissement (GE).
Descriptif du service
Le poste est positionné au niveau de l’Accueil étudiants du Pôle Formation – composé de 2 personnes. Il est placé sous l’autorité du secrétaire général du Pôle Formation.
Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les assistant(e)s de scolarité – chargé(e)s d’accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en charge de la scolarité.
Ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d’assistance et d’accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à travers les réunions de délégués et conseils pédagogiques.
Enfin, ils assistent aux travaux des commissions relatives à la vie étudiante.
À propos de l'offre
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La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel au plus tard le 11/03/2025 en indiquant le titre du poste dans l’objet, à l’adresse jean-jacques.perez@tse-fr.eu et en copie rh.ecole@tse-fr.eu
Poste de Catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement. Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée de 3 ans, renouvelable voire pérennisable, après une première période d’un an.
Rémunération brute mensuelle : 1801,74 € par référence au 1er échelon du corps des Adjoints Techniques de Recherche et Formation
Date de prise de fonctions : 1er Avril 2025
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Gestionnaire de scolarité
