Assistant(e) de scolarité / Chargé(e) d'accueil H/F
Référence : 2024-1674431
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Toulouse School of Economics
Ecole d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse - TSE - Localisation : 1, Esplanade de l'Université - Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 3 ans
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : Assurer l’accueil physique et téléphonique – gérer le courrier
- Délivrer les relevés de note, attestations de réussite aux étudiants (du L1 au M2), et autres certificats
- Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels…)
- Assurer un soutien aux services de scolarité en période de pics d’activité
- Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
- Centraliser les annales d’examen (L1 à M2), et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
- Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants
- Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
- Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
- Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),
- Planifier, participer et rédiger les comptes-rendus des réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants
Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation
- Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
- Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger si besoin
- Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
- Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
- Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)
- S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
- Mettre à jour les pages de l’école sur le site de l’Université Toulouse Capitole et assurer la veille des informations sur le site TSE pour les pages dédiées à la formation, en lien avec les webmasters
Profil recherché
Les savoirs
- Connaître les textes organisant les formations gérées (modalités de contrôles des connaissances, notes, décisions…)
- Connaître la fonction de scolarité dans l’université et le cadre réglementaire
- Connaître le fonctionnement de TSE et de l’Université Toulouse Capitole
- Connaître les tâches des différents agents du service
Les savoir-faire opérationnels
- Maîtriser les applications de gestion de scolarité APOGEE, ADE-CAMPUS
- Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL)
- Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
- Savoir gérer l’imprévu et les pics d’activité (périodes d’examens notamment) et prioriser
- Savoir organiser son travail et gérer les urgences
- Niveau d’anglais correct souhaité
Les savoir être comportementaux
- Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
- Autonomie, sens de l’écoute, rigueur, curiosité, prise d’initiative
- Aptitude à travailler dans l’urgence. Pics d’activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Toulouse School of Economics (TSE) est un centre de recherche et de formation de renommée mondiale qui réunit plus de 150 enseignants-chercheurs parmi lesquels Jean Tirole, lauréat du Prix Nobel d’économie 2014.
Les origines de TSE remontent au début des années 1980, lorsque l’éminent économiste Jean-Jacques Laffont choisit de quitter Harvard pour Toulouse, sa ville natale, afin d’y construire un nouveau département d’économie, rassemblant des pairs de premier plan qui partageaient un même engagement en faveur de l’excellence scientifique.
Au cours des quarante dernières années, TSE s’est imposé comme l’un des meilleurs départements d’économie en Europe, se classant parmi les trois premiers bénéficiaires en économie des prestigieuses bourses du Conseil européen de la recherche (CER). À plus grande échelle, la TSE se classe aujourd’hui au 8e rang mondial des départements d’économie selon le classement RePEc. TSE est particulièrement réputé pour ses contributions scientifiques en économie industrielle, en finance, en économie de l’énergie et du climat, et en économétrie.
TSE accueille également un centre de recherche interdisciplinaire, l’Institute for Advanced Study in Toulouse (IAST), dont le programme scientifique rassemble dix disciplines scientifiques des sciences sociales et comportementales : anthropologie, biologie, économie, histoire, droit, mathématiques, philosophie, sciences politiques, psychologie et sociologie.
TSE prépare également les meilleurs économistes de demain grâce à son offre de formations de la licence au master et son école doctorale. Ses 2500 étudiants bénéficient directement de l’expertise théorique et empirique du corps enseignant de TSE grâce à une approche scientifique basée sur l’observation, les expériences, les statistiques et les techniques quantitatives avancées. Les étudiants de TSE bénéficient d’un environnement d’apprentissage cosmopolite et ouvert, avec plus de 45 % d’étudiants étrangers, 30 % du corps enseignant international, et un total de 90 nationalités sur le campus. Au 1er janvier 2023, l’école TSE devient un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche (EPSCP) autonome, formé sous la forme d’un Grand Établissement (GE).
Descriptif du service
Le poste est positionné au niveau de l’Accueil étudiants du Pôle Formation – composé de 2 personnes. Il est placé sous l’autorité du secrétaire général du Pôle Formation.
Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les assistant(e)s de scolarité – chargé(e)s d’accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en charge de la scolarité.
Ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d’assistance et d’accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à travers les réunions de délégués et conseils pédagogiques.
Enfin, ils assistent aux travaux des commissions relatives à la vie étudiante.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
