Assistant(e) de la sous-direction BSA et des missions MEI / MFL / MVM

Sous la responsabilité hiérarchique de la sous-directrice BSA et de son adjoint :

- Vous êtes l'interlocuteur(rice) de référence pour les agents de la sous-direction Budget, Synthèse stratégique et Appui aux services (BSA), de la mission Europe et International (MEI), de la mission Fret et Logistique (MFL) et de la mission Vélo et Marche (MVM) pour les différentes tâches relevant de votre compétence ;
- Vous assurez le bon déroulement du quotidien professionnel avec un service réactif et de bonne qualité pour répondre aux besoins des agents ;
- Vous assurez l'intérim des assistants de la sous-direction Multimodalité, innovation, numérique et territoires (MINT) en leur absence (congés, arrêt), dans le cadre du binômage de vos structures respectives. Vous constituez par ailleurs un recours naturel pour ceux-ci, en période de forte charge ;
- Vous pouvez également être amené(e) à travailler ponctuellement pour les autres entités que votre structure d'affectation et celle de votre binôme.

Activités principales :

Vous assurez :
- la gestion des agendas,
- le filtrage et la gestion des appels téléphoniques,
- le traitement et le suivi des notes administratives, du courrier/recommandé,
- le suivi du circuit des signatures et des dossiers signalés (outils : ESCAL, ARIANE),
- l'organisation des réunions avec des partenaires internes et/ou externe : visioconférence, gestion des salles, traiteurs, accueil (notamment accueil de délégations pour la MEI), badges, supports de communication, etc. (outils : P2R, LIFESIZE, ZOOM, PEGASE, SHAREPOINT, SEAL...),
- l'interface entre le pôle des moyens généraux du bureau RHC1 et la sous-direction BSA ainsi que les 3 missions MEI, MFL et MVM, selon les règles internes qui régiront les déplacements,
- l'organisation de la vie de la sous-direction et des 3 missions précitées : tableaux de congés, commande de fournitures, fardes, cartes de visite (outil : UGAP, SIREPRO), commandes d'interprétariat/traducteurs,
- la mise à jour de l'organigramme de la sous-direction et des 3 missions pour transmission aux moyens généraux (RHC1/PMG),
- Le cas échéant, la mise en forme de processus écrits dans des schémas logigrammes sous Word, si souhaité par l'une des entités,
- l'archivage des dossiers de la sous-direction et des 3 missions (scan/service archivage/destruction).

Vous participerez et contribuerez aux travaux du réseau des assistant(e)s de la DGITM.

Activités complémentaires :

- Vous contribuerez à l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le pôle de proximité RH et le pôle moyen généraux de RHC1 ;
- Vous enregistrez et suivez les processus d'arrêtés ou de décisions soumis à la signature du Premier ministre, via l'outil SOLON ;
- Vous assurez l'interface avec les services du secrétariat général, en cas de panne d'une imprimante et pour la gestion des stocks de papiers en lien avec le pôle moyens généraux de RHC1.