Assistant(e) de la cellule « Formation et concours » de la direction territoriale de la Grande-Terre

Groupe RIFSEEP : 1
 Vos activités principales :
 L’assistant(e) de la cellule « Formation et concours » est chargé d’apporter un appui administratif à l’ensemble des services de la direction territoriale de la Grande-Terre dans l’organisation quotidienne de leur travail.
 
Assiste les chefs de service DTGT dans l’organisation quotidienne de son travail
Assure l’accueil physique et téléphonique
Prend des notes et constitue des dossiers administratifs
Assure l’organisation, la préparation et le suivi des réunions
Planifie, organise et assure le suivi de réunions
Traite des dossiers ponctuels
L’assistant(e) de la DTGT assure un appui prioritaire à l’unité formations et concours et au service achats
 Concours :
 Assurer la gestion administrative et logistique des examens et concours
Diffuser les convocations auprès des candidats inscrits dans le respect des délais impartis
Agencer les salles pour organiser les examens et concours ;
Assurer dans le respect des règles, la surveillance des examens et concours
Scanner les copies des candidats en cas de besoin
Gérer les bases de données relatives aux concours
Mettre à jour le tableau des concours
Assister la responsable d’unité dans la gestion des préparations aux examens et concours
Rédiger les comptes-rendus d’évaluation des formations PEC.
 Formation

Contribuer à la recherche et à la mise en place des formations, en appui à la responsable d’unité ;
Participer à l’organisation des formations recherche et agencement des salles, accueil des agents
Préparer les convocations et les diffuser
Mettre à jour le tableau de suivi des formations
Participer à l’élaboration des statistiques.
Achats

Saisir les demandes d’achat sous chorus formulaire
Être en relation permanente avec les services prescripteurs
Signaler les incidents et mettre en œuvre des solutions de premier niveau en cas de difficultés
Transmettre les devis au service de pilotage budgétaires
Demander les renseignements complémentaires aux fournisseurs, le cas échéant
Solliciter les bons de livraison/les fiches d'intervention auprès des directions soutenues
Mettre en place un tableau de suivi de nombre de demandes d’achat traitées
Saisir des ordres de mission et des états de frais pour le compte de l’ensemble des agents de la DTGT
Votre environnement professionnel :
 Activités du service
Le secrétariat général commun est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions déconcentrées.
Placée au sein de la direction territoriale SGC de la Grande-Terre, la cellule « Formation et concours » organise les formations et les concours de la Grande-Terre sous l’autorité fonctionnelle de la direction des ressources humaines et des relations sociales.

Composition et effectifs du service
Direction territoriale de la Grande-Terre : 27 agents

Liaisons hiérarchiques
Responsable de la cellule formation et concours