Assistant.e de gestion administrative des formations (Relations Entreprises et Alternance)
Référence : 2025-1797214
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lille
Polytech Lille Relations entreprises et alternance - Localisation : Villeneuve d'Ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Polytech Lille est l’École d'ingénieurs de l'Université de Lille. Accueillant plus de deux mille élèves et étudiants, l'offre de formation
de l’École compte neuf spécialités d'ingénieurs (dix à la rentrée 2025), une licence, le parcours PeiP (prépa en deux ans), trois masters, un DU et un Mastère spécialisé. Les neuf spécialités ainsi qu'un des master et le DU sont ouverts à l'alternance. L'ensemble des filières est accessible à la Formation Continue.
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service relations entreprises et alternance, l'agent soutient celle-ci dans le développement des partenariats école/entreprise : prospection, mise en place, rédaction et suivi de la mise en œuvre des conventions de partenariat et autres conventions, le tout en cohérence avec la politique partenariale de Polytech Lille.
L'agent assure par ailleurs le suivi des relations entreprises : alimentation et mise à jour du CRM, soutien à la collecte de la taxe
d'apprentissage, participation aux événements liés à l'alternance et aux relations entreprises.
Enfin, il/elle accompagne les spécialités de l'école pour le développement de formations courtes.
Activités principales et associées
1.Avec la responsable du service et la Direction, définir le contenu et les axes des partenariats à développer : prospecter, informer les entreprises sur les partenariats
2. Rédiger et suivre la mise en œuvre des conventions de partenariat et autres conventions (IS, AFPI...). Suivre et mettre à jour les conventions en cours, réactiver les conventions dormantes
3.Gérer la base de données entreprises (CRM) : alimentation par les contacts stages, apprentissage et alternance, demandes de partenariats afin de pouvoir préparer les rendez-vous école/entreprise du service et de l'association des ingénieurs
4.Soutien à la collecte de la taxe d'apprentissage : mise à jour des fichiers, envois, relances, remerciements en collaboration avec le service communication
5. Accompagnement des spécialités pour le développement de formations courtes : aide à la structuration et formalisation des offre, promotion auprès des entreprises et administrations cibles, suivi des participants et des conventions de formation
6. Venir en appui au service sur les questions d'alternance
Les activités évolueront dans le cadre des projets en cours.
Profil recherché
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
Milieu universitaire : connaissances de l'université, de son organisation et fonctionnement, connaissance de Polytech Lille et du réseau Polytech.
Milieu économique : connaissances du monde économique dans ses relations avec les écoles d'ingénieurs.
Environnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux élèves ingénieurs et étudiants, de l'alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation), formation continue et des diplômes délivrés.
Poste de travail : maîtrise outils bureautiques, appétence pour les nouvelles applications (CRM, logiciels universitaires, applications professionnelles).
Savoir-faire opérationnels
Savoir maîtriser les logiciels courants de bureautique
Savoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et/ou communs à l'ensemble des structures de
l'Université (plateformes, applications) comme des logiciels professionnels (CRM)
Savoir chercher l'information et se former sur les questions de partenariat, taxe d'apprentissage, d'alternance et de formation continue pour répondre aux entreprises, opco... Rester en veille sur ces questions
Disposer d'un niveau d'orthographe correct
Avoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagé
Faire preuve d'aisance à l'oral, en présentiel comme au téléphone et savoir gérer les interactions avec des interlocuteurs diverses : candidats, élèves, enseignants, personnels, recruteurs, rh, opco, partenaires
Savoir-faire comportementaux
Nous attendons de la part de l'équipe administrative :
une bienveillance dans sa relation aux autres : collègues, personnels enseignants et non enseignants, candidats et élèves,
entreprises...
une capacité d'adaptation et une aptitude au changement
un sens de l'initiative et une autonomie dans ses activités
un reporting régulier dans les réussites comme dans les difficultés
une envie de travailler ensemble
une entraide en fonction des variations de charge des membres de l'équipe
Domaine de formation
Relation client (relation entreprises), partenariats et/ou collecte de la taxe d'apprentissage
Formations d'ingénieurs ou dispositifs de formation continue ou ingénierie de formation
Connaissance de l'apprentissage et de l'alternance serait un plus
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
À propos de l'offre
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Présence attendue lors des temps forts du calendrier universitaire et de l'alternance.
Participation à des salons, forums, journées portes ouvertes, évènements organisés au sein de l'école et/ou en entreprise.
Le service Relations entreprises et alternance est composé actuellement d'une responsable de service et de 2 gestionnaires.
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Vacant à partir du 20/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
