Assistant(e) de direction
Référence : MINT_BA059ATB-97988
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Nord
- Localisation : Préfecture du Nord
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 3
Vos activités principales :
Assurer les fonctions de logistique de la direction du SGCD :
- courrier, accueil physique et téléphonique
- réservation des salles de réunion, audio et visio
- planifier et organiser les réunions internes et externes
Assurer la gestion des boîtes fonctionnelles du SGCD (direction, secrétariat) et des agendas de la directrice(teur) et de l’adjoint(e)
Assurer la gestion des agents du SGCD, apprentis et contractuels y compris sur sites distants :
- planning des congés des membres du comité de direction
- gestion des situations de maladie
- gestion des situations CASPER (ARTT, CET, arrêts maladies, erreurs de pointage, absence exceptionnelle)
- tenue des dossiers administratifs
- gestion des commandes de fournitures
- gestion des déplacements du directeur et de l’adjoint en lien avec le service Finances/Achats
- création des fiches agents pour les arrivées et la gestion des départs
- mise à jour de l’annuaire téléphonique
- mise à jour des listes de diffusion en lien avec le SSITN
- mise à jour de l’organigramme du SGCD
- mise à jour des listes d’évacuation en lien avec le conseiller de prévention et son assistant
- suivi statistique des grèves : recensement auprès des services et remontées ministérielles
- appui à l'organisation logistique des instances de dialogue social : envoi des invitations aux membres, constitution des dossiers papier, réservation des salles, préparation des chevalets, etc
- appui à l'organisation logistique des concours et recrutements : publipostage et envoi des convocations, préparation des étiquettes, scan des copies, etc
- appui à la constitution de viviers de candidatures et/ou CVthèques
- scan et/ou saisie des entretiens professionnels
- gestion des stagiaires non gratifiés
- suivi des ASA syndicales des agents
- appui à l'administration du logiciel Casper.
Réaliser et/ou mettre en forme des travaux bureautiques
Activités annexes :
- planifier et organiser les échanges avec l’IGAPS pour les agents du MASA en cas de besoin
- publications au RAA
- accueil des nouveaux arrivants du SGCD : visite/présentation des services, accueil matériel, saisie des fiches agents, etc
- participation aux journées d'accueil des nouveaux arrivants et à l'accueil des stagiaires de 3ème et de 2nde
Votre environnement professionnel :
Le SGC du Nord, structure à vocation interministérielle, regroupe et mutualise les moyens supports de la préfecture et des DDI (DDTM, DDPP et DDETS). Il intervient au bénéfice de ces structures dans les domaines des finances, de l’immobilier et de la logistique, des RH, du contrôle de gestion et des systèmes d’information et de communication.
Activités du service :
La direction du SGCD est composée de 10 agents : directeur, directeur adjoint, secrétariat, mission qualité et performance (2), contrôle interne financier et 3 cadres de proximité placés auprès de chaque responsable de structure (DDI), RDSSI.
Profil recherché
Connaissances techniques :
- connaissances de l’environnement professionnel du SGCD : niveau maîtrise à acquérir
- compétences dans l’utilisation des outils bureautiques : niveau maîtrise requis
- connaissances de règles liées à l’orthographe et à la syntaxe : niveau maîtrise requis
Savoir-faire :
- savoir organiser : niveau maîtrise requis
- savoir rédiger : niveau maîtrise requis
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- savoir planifier : niveau maîtrise requis
- savoir anticiper : niveau maîtrise requis
Savoir être :
- être discret(e) : niveau maîtrise requis
- sens de relations humaines : niveau maîtrise requis
- savoir s’exprimer oralement : niveau maîtrise requis
- savoir gérer la pression : niveau maîtrise à acquérir
- être disponible : niveau maîtrise requis
À propos de l'offre
-
Affectation administrative :
SGCD - Préfecture du Nord – 12 Rue Jean Sans Peur - LILLE
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :
Assistant(e) de direction – ADM 005A
Qui contacter ? :
Fabien LORENZO, directeur ; fabien.lorenzo@nord.gouv.fr
Bruno MATHIS, directeur adjoint ; bruno.mathis@nord.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Mobilisable dans le cadre du PMA
Les avantages :
- restauration collective
- forfait mobilité durable
- prise en charge du remboursement domicile/travail à hauteur de 75%
- lieu de travail desservi par les transports en commun ou accessible à pied depuis la gare ou le métro
- possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
- participation à la complémentaire santé
- accès à un large panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille.
Votre environnement professionnel (suite) :
Composition et effectifs du service :
166 agents (hors apprentis, contractuels)
Liaisons hiérarchiques :
sous l’autorité directe du directeur et de l’adjoint
Liaisons fonctionnelles :
L’ensemble des services du SGCD, de la préfecture et des DDI -
2° de l'article L331-2
(Anciennement 2° de l'article 4) -
Vacant à partir du 01/02/2025
-
Secrétaire
