assistant.e de direction
Référence : 2025-1872238
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université du Havre
Université Le Havre Normandie - Localisation : LE HAVRE - Quai Frissard
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
• Assister la direction (directrice, directeurs adjoints) dans l’organisation quotidienne de son travail
• Activités de secrétariat
o Accueil physique et téléphonique ;
o Interface avec les tutelles (ULHN, Cti, Réseau Polytech, etc.) et les partenaires externes (personnalités du monde socio-économique, élus, directeurs des autres écoles d’ingénieur, etc…) ;
o Gestion des agendas de la direction (directrice et directeurs adjoints) ;
o Mise à jour et modération des listes de diffusion ;
o Mise à jour de l’annuaire des personnels ;
o Relecture et mise en forme de documents ;
o Accompagnement de la directrice et des directeurs adjoints dans les missions liées à leurs mandats ;
o Courrier : décachetage (pour la direction), tri et répartition ;
• Organisation et suivi du conseil de l’école, des commissions et réunions institutionnelles de l’ISEL : conseil de l’école (CE), CODIR, conseil de perfectionnement, conseil scientifique (CS), commission recherche et commission pédagogique en lien avec les directeurs adjoints concernés et commission de choix pour les recrutements : convocation, suivi du quorum (présences, procurations, …), émargements + compte rendu du CE et CS
• Assurer la gestion des manifestations souhaitées par des extérieurs à l’école et se déroulant à l’ISEL (organisation matérielle notamment coordination des différents acteurs, établissement des devis de locations de salles, élaboration de conventions particulières liées à la nature de la manifestation ou de l’évènement) en coordination avec le pôle technique.
• Coordination, suivi et saisie des demandes de contrats étudiants
• Coordination et collecte des éléments de preuve des dossiers Cti avec notamment la tenue du tableau de bord de pilotage et le respect des échéances.
• Suppléance en cas d’absence des personnels : l’ISEL étant une petite structure très ouverte sur l’extérieur, il est demandé à tout le personnel de contribuer à l’organisation des évènements importants notamment manifestations, remise des diplômes, organisation des concours d’entrée, élections.
Profil recherché
Connaissances, savoir
- Fonctionnement et réglementation de l’université et des écoles d’ingénieurs françaises
- Réglementation relative aux personnels administratifs, techniques et enseignants
- Réglementation hygiène et sécurité au travail
Savoir faire
- Maitriser les outils informatiques ; les logiciels bureautiques et les outils de communication
(courriel, internet…) spécifiques à l’activité
- Rédiger et mettre en forme des documents, réaliser des synthèses
- Structurer son travail, évaluer et hiérarchiser les besoins, planifier et respecter les délais,
- Coordonner une équipe
Savoir-être
- Sens de l’accueil et de la communication
- Sens de la confidentialité
- Rigueur dans l’organisation, respect des échéances et des procédures
- Aptitude à rendre compte (auprès de la direction)
- Autonomie, polyvalence, adaptabilité et dynamisme
- Aptitude à travailler en équipe, sens relationnel
- Savoir gérer les aléas
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- veronique.bivel@univ-lehavre.fr
- christine.pic@univ-lehavre.fr
Qui sommes-nous ?
L’université Le Havre Normandie réunit près de 8 000 étudiants et près de 900 enseignants et personnels administratifs en trois sites universitaires situés au centre d’une ville ouverte sur le monde et installés sur un territoire maritime et portuaire.
Université pluridisciplinaire, son offre de formation repose sur plus d’une centaine de diplômes (bac à bac + 8). Renouvelée pour la période 2022-2027, l’offre de formation est conçue dans l’objectif de faciliter l’insertion professionnelle de nos étudiants tout en favorisant leur mobilité à l’international.
L'université structure son projet de formation avec l’appui d’une recherche d’excellence. Acteur de l’écosystème de l’innovation, l’université Le Havre Normandie poursuit son développement avec des activités de recherche structurées au sein de 12 laboratoires de recherche apportant une réponse aux grands défis sociétaux.
Au sein de l'université, l'Institut Supérieur d'Etudes Logistiques (ISE) est une école interne d’ingénieur qui forme des ingénieurs dans quatre spécialités, réparties sur trois sites :
· Logistique sous statut étudiant et en apprentissage (site du Havre) ;
· Mix énergétique et réseaux intelligents sous statut étudiant (site du Havre) ;
· Mécanique et production en apprentissage (sites de Vernon et Puteaux) ;
· Logistique industrielle en apprentissage (site de Vernon).
Descriptif du service
Sous la responsabilité de la RAF mais en lien direct avec la directrice et les directeurs adjoints
À propos de l'offre
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Confidentialité forte
Nécessité de poser ses congés en alternance avec la RAF
Présence lors des conseils de l’école, en heures supplémentaires si en dehors des heures de travail
Présence lors de manifestations et évènements organisés à et par l’ISEL, en heures supplémentaires si en dehors des heures de travail
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Secrétaire
