Assistant(e) de Direction H/F
Référence : 2025-1806360
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier de Haute-Corrèze
Centre Hospitalier de Haute Corrèze - Localisation : 2, avenue du Dr Roullet 19200 USSEL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Selon grilles de la FPH € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’Assistant(e) de Direction assiste le Directeur des Ressources Humaines pour optimiser la gestion de son temps et ses activités (gestion d’agenda, prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier et des parapheurs élaboration de dossiers de travail...). Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Accueil physique et téléphonique :
- Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d’urgence, prise de rendez-vous) ;
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d’activités compétents.
Gestion administrative :
- Gestion de l’agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ;
- Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles) ;
- Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
- Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
- Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
- Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
- Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d’activités compétents (ouverture, enregistrement) ;
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
- Gestion et diffusions des notes d’information relevant de la DRH ;
- Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
- Reproduction de documents ;
- Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.
Instances :
- Comité Social d’Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l’ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux
Grèves :
- Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d’information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum
CGOS :
- Relais entre le personnel de l’établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
- Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations d’absentéisme : constitution des dossiers (collecte des pièces et décisions administratives, relevé de carrière, envoi des documents au CGOS)
- Diffusion des actions proposées par le CGOS
- Mise à disposition des formulaires et supports d’information fournis par le CGOS
Télétravail :
- Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé
Profil recherché
Connaissances et savoir-faire ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)
- Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances
- Définition d’un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
- Aisance rédactionnelle
- Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
- Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
- Techniques de prises de note
Savoir-être :
- Disponibilité
- Rigueur, méthode
- Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Sens des relations humaines
- Capacité à travailler en équipe
Profil de formation recherché : niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Centre Hospitalier d’Ussel fait partie, depuis le 2 mai 2024, d’une direction commune mise en place à cette date et qui regroupe les Centres Hospitaliers de Brive, Tulle, Ussel, Bort-les-Orgues et les EHPAD du Pays de Brive et d’Eygurande.
Le territoire de la Corrèze est composé du bassin de Brive, et de deux zones de proximité, les territoires de Moyenne-Corrèze et de Haute-Corrèze, couvrant un bassin de population d’environ 240 000 habitants.
Chacun de ces bassins disposent d’une population significative nécessitant une offre sanitaire de proximité. Ussel représente un bassin d’environ 40.000 habitants, celui de Brive représente plus de 100 000 habitants, et celui de Tulle 80.000 habitants.
La zone d’attractivité des établissements de la direction commune s’étend largement en dehors du bassin Corrézien puisqu’environ un tiers de sa zone d’attractivité est située dans le nord du Lot, l’est de la Dordogne ou encore le nord du Cantal.
Les établissements de la Direction commune sont membres du Groupement Hospitalier de Territoire du Limousin, dont l’établissement siège est le CHU de Limoges.
Chiffres correspondant à l’ensemble des établissements de la Direction commune (chiffres clés 2022) :
- Nombre de lits et places : 1778 lits et places
- Montant du budget consolidé : 416 millions d’euros
- ETPR Personnel Médical : environ 485 PM
- ETPR Personnel Non Médical : environ 4050 PNM (environ 600 sur le site d’Ussel).
Descriptif du service
La Direction des Ressources Humaines du Centre Hospitalier d’Ussel comprend :
- Un Directeur des Ressources Humaines, en responsabilité de l’ensemble des Directions des Ressources Humaines des établissements hospitaliers qui composent la direction commune ;
- Un(e) Attaché(e) d’Administration Hospitalière ;
- Quatre gestionnaires ressources humaines.
À propos de l'offre
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Conditions et sujétions particulières d’exercice :
- Télétravail possible, dans le respect des dispositions institutionnelles ;
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Polyvalence attendue et remplacements mutuels en l’absence de la gestionnaire formation qui assure notamment les missions suivantes :
Ordres de mission et frais de déplacement :
- Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées
Stages :
- Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
- Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour l’organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage
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Vacant à partir du 17/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
