Assistant(e) de direction H/F - Direction de l'asile
Référence : OFII_2024-106
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Office Français de L'Immigration et de L'Intégration
Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) - Localisation : PARIS 15ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) A déterminer € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le titulaire du poste sera chargé du secrétariat du Directeur général adjoint en charge de l’asile (DGA) ainsi que de celui de la Directrice de l’asile. Il apportera un soutien à la direction et assurera la liaison avec les partenaires extérieurs et les directions internes de l’établissement. Il assurera également le suivi du courrier de l’ensemble des bureaux de la direction de l’asile.
Secrétariat :
• Mettre en forme les courriers, notes, compte rendus, rapports, suivant la charte graphique de l’OFII, et assurer leur archivage électronique
• Gérer la circulation des parapheurs et le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature
• Photocopier, classer et archiver les documents du DGA et de la Directrice de l’asile
• Préparer les aspects logistiques des réunions (réservation de salle, programmation des systèmes de visioconférence, convocation des participants, etc.)
• Préparer les dossiers pour les réunions et déplacements du DGA et de la Directrice de l’asile (mise à disposition de l’ensemble des documents)
• Veiller à la circulation de l’information auprès des bureaux de la direction sur son périmètre
• Gérer les commandes de fournitures et matériels de la direction et éviter les ruptures de stocks
Organisation et gestion :
• Gérer les appels pour le DGA et la Directrice de l’asile, prendre les messages, et fournir un premier niveau d’information
• Gérer l’agenda du DGA et de la Directrice et leurs déplacements
• Organiser les rendez-vous et réunions du DGA et de la Directrice et assurer l’accueil des visiteurs du service
• Organiser les déplacements du DGA, de la Directrice de l’asile, de ses adjointes et des personnels du service (prise des billets de train ou d’avion, réservation d’hôtel et taxi, etc).
• Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la Direction (convocation des nouveaux candidats, gestion des congés des agents KELIO, évaluation annuelle, etc)
• Organiser la prise de poste des nouveaux agents de la Direction en lien avec les Directions supports (DSI, DRH, DAIL)
• Référent DSI : assurer l’interface pour les agents en cas de dysfonctionnement
Profil recherché
Savoir faire :
Respecter les délais et les engagements
Capacités rédactionnelles
Saisir et mettre en forme des documents
Enregistrer et classer des documents
Gérer un agenda
Filtrer les informations
Fournir un accueil de qualité (téléphonique)
Savoir être :
Sens de la confidentialité, discrétion
Disponible et adaptable aux évènements
Gestion du temps et des priorités
Esprit d’initiative, réactivité
Aisance relationnelle
Méthodique
Rigoureux
Organisé
Capacité à travailler en autonomie
Connaissances :
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII
Maîtrise des logiciels du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
Connaitre le système de management de développement durable, appliquer les processus afférents et contribuer à leur amélioration
Qui sommes-nous ?
L'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l'Intérieur, dont les cinq missions principales sont :
- L'accueil et l'intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d'un contrat d'intégration républicaine avec l'Etat
- L'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile
- L'aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d'origine
- La gestion des procédures de l'immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
- L'émission de l'avis médical dans le cadre de la procédure d'autorisation de séjour pour raisons de santé.
L'OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l'étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d'apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d'étrangers en situation régulière.
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr
À propos de l'offre
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Pour plus d'informations, vous pouvez prendre l'attache de :
- La directrice de l'asile Anne-Lucie ROCHE : anne-lucie.roche@Ofii.fr
- La directrice adjointe de la DRHDS Laetitia Lalanne : laetitia.lalanne@Ofii.fr -
Employé à partir du 01/07/2024
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Assistante / Assistant de direction
