Assistant(e) de direction générale et chargée de la relation avec les entreprises ENSM Le Havre

Concernant la Direction générale
La personne recrutée assiste le directeur général afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions et de conseils, accueil, relais avec les personnalités extérieures...). Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. La personne recrutée peut prendre en charge le suivi complet de dossiers spécifiques et identifiés par la Direction Générale ou d'évènements spécifiques. Il/Elle pourra être amené(e) à coordonner un secrétariat central.
La personne recrutée :
• travaille en étroite relation avec le DG, le DGS, la DE ainsi que les 4 sites
• recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction générale
• tient l’agenda du directeur général et organise ses déplacements
• tient l’agenda de l’instance du CA
• diffuse les comptes-rendus des réunions du comité de direction
• prépare les réunions du conseil d’administration de l’établissement : constitution du dossier, gestion des convocations, suivi du prestataire de prise de notes pour le procès-verbal du CA
• assure le suivi du courrier et des décisions ; suit la circulation des parapheurs
• organise, alimente, met à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• assure l'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes et la direction générale
• participe à l’organisation d'événements internes
• assure le secrétariat de la Fondation ENSM et à ce titre organise les bureaux, les conseils de gestion, centralise toutes les correspondances, suit l’exécution budgétaire de la Fondation en lien avec son trésorier.
Concernant la relation avec les entreprises :
La personne recrutée aura pour missions de/d’:
• mettre à disposition de la gouvernance des indicateurs et des tableaux de bord
• suivre la politique entreprise dans le domaine de la formation et de la recherche
• constituer un fichier de prospect des entreprises
• qualifier l’ensemble des contacts entreprises de l’école et être en mesure de fournir des fichiers ciblés selon les demandes (événements, enquêtes, prospection ciblée…)
• accompagner et répondre aux besoins des entreprises (réceptionner les demandes entrantes, qualifier et répondre aux besoins)
• développer et suivre les relations avec les entreprises lors de la réalisation de prestation de service
• participer à l’organisation de manifestations organisées en lien avec la direction de la communication (Forums, conférences professionnelles, journées rencontre armateurs, forum des Entreprises, …) et d’événements institutionnels visant à développer le réseau des entreprises partenaires
• conduire et analyser les enquêtes de satisfaction dans le cadre des activités développées avec des entreprises