assistante de direction F/H

Référence : APHP_2024-13153

  • Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
  • Employeur : Siège de l'AP-HP
  • Localisation : Paris (75), France
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Non renseigné
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots


Gestion des agendas
Gestion de l’agenda et de la prise de rendez-vous du responsable de la structure
Suivi et mise à jour des tableaux de présence médicale 
Gestion de l’organisation des réunions, visites, déplacements, conférences, évènements, commissions spécialisées
Finalisation et diffusion du calendrier des réunions,
Réservation des salles
Mise en page et reprographie des documents
Préparation de la salle, installation du matériel informatique
Gestion documentaire
Conception et rédaction
Prise de notes, frappe et mise en forme 
Actualisation, reproduction et diffusion 
Archivage
Saisie de données administratives
Bilans d’activité, questionnaires de satisfaction
Gestion du courrier postal entrant et sortant
Accueil physique et téléphonique

Profil recherché

Savoir faire
•Communication orale
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Accueillir et renseigner

•Communication écrite
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme, valoriser des notes, documents et /ou rapports

•Gestion
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Savoir être
• Grande rigueur, sens des responsabilités, éthique et déontologie
• Qualité relationnelle et goût pour le travail en équipe
• Autonomie
• Appétence pour le domaine de la recherche clinique et administratif

Connaissances associées
• Outils bureautiques
• Outils digitaux
• Anglais professionnel

Pré requis
Diplôme bac minimum dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative

À propos de l'offre

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    • Localisation : Paris (75)
    • Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
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