Assistante de direction F/H

Mission générale :
-          Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL), selon leurs secteurs : restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.

Missions permanentes :
-            Accueil téléphonique et physique
-            Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
-            Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes
-            Tenue de l’échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l’agenda
-            Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
-           Traitement et mise en forme de documents : comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels
-           Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration
-            Réservation et mise en place des salles de réunion
-            Programmation des évaluations des cadres
-            Classement des dossiers
-            Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés

Missions ponctuelles ou spécifiques :
-           Parcours d’accueil pour l’intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail – Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL – Salto + accès – Note de bienvenue)
-            Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL
-            Préparation des documents aux différentes instances
-           Publication et suivi des fiches de postes sur les sites « Talentsoft », « Fédération Hospitalière de France (FHF) », l’APEC (Association pour l’Emploi des Cadres)…
-            Recensement des besoins des cadres (Investissements)
-            Gestion des demandes d’accès au self
-            Gestion des demandes de prestations alimentaires
-            Réservation de la voiture de la DADDL + suivi
-            Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau, …)
-           Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d’affectation) en l’absence de la 2ème assistante de direction (binôme)
-           Suivi des contractuels
-           Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et évènements de la direction.
-           Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).