Assistant(e) de direction et gestionnaire du courrier
Référence : MINT_BI048ATB-100072
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de Lozère
- Localisation : Sous-préfecture de Florac (LOZERE)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
CONTRAT (CDD) du 01/06/2025 au 28/02/2026 (CCD de 9 mois)
ASSISTANT(E) DE DIRECTION :
Vous traiterez les contacts de la sous-préfète: gestion rigoureuse de l’agenda de Madame la sous-préfète, filtrage des interlocuteurs et orientation vers les agents ou services compétents, accueil physique et téléphonique
Vous gérerez le courrier papier et électronique
Vous répondrez aux invitations de la sous-préfète, rédigerez des messages et courriers divers
Vous aurez en charge la préparation minutieuse des dossiers de la sous-préfète en lien avec la secrétaire générale et/ou son adjointe et l’agent en charge de l’ingénierie territoriale
Vous participerez à l’organisation des cérémonies (gerbes, protocole, …)
Vous coordonnerez les déplacements officiels de Mme la sous-préfète ainsi que les réceptions, y compris la gestion des menus et des plans de table en collaboration avec le personnel de résidence.
Vous traiterez les dossiers de médailles en lien avec le bureau de la représentation de l’État (BRE) de la préfecture.
BUDGET :
Vous assurerez le suivi budgétaire et l’approvisionnement des services administratifs et de la résidence
COURRIER :
Vous assurerez la réception, le visa et le tri du courrier « arrivé » et enregistrerez les actes « papiers » des collectivités sur la gestion électronique documentaire (GED).
AUTRES RÉGLEMENTATIONS :
Vous aurez en charge notamment le suivi et l’instruction des dossiers d’inhumations en terrains privés ; le suivi en lien avec les opérateurs des signalements de dysfonctionnement de téléphonie fixe et mobile ; l’instruction et le suivi des dossiers des associations syndicales de propriétaires
SITE INTERNET :
vous assurerez les mises à jour et le suivi des informations relatives à la sous-préfecture
MÉDIATEUR NUMÉRIQUE :
Vous participerez, en lien avec l’ensemble des agents de la sous-préfecture, à l’accueil des usagers au point numérique
MANIFESTATIONS SPORTIVES :
Suppléance pour les déclarations des manifestations sportives : autant que de besoin, assurer l’instruction et le suivi, particulièrement en période de forte charge ou de congés de l’instructeur attitré.
Vos missions pourront être appelées à évoluer de façon temporaire ou permanente, selon les nécessités de service et/ou l’évolution des missions confiées à la sous-préfecture.
Profil recherché
Connaissances techniques
Connaitre l'environnement professionnel / niveau maitrise / Requis
Avoir des compétences juridiques / niveau pratique / Requis
Avoir des compétences en informatique, bureautique / niveau pratique /Requis
Avoir des compétences budgétaires et comptable / niveau pratique / Requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise / Requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise / Requis
Savoir analyser / niveau pratique / Requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise / Requis
Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise / Requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique / Requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise / Requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise / Requis
Votre environnement professionnel
Activités du service :
La sous-préfecture concourt au maintien de l’ordre public et de la sécurité civile au sein de l’arrondissement de Florac, elle veille au respect des différentes réglementations dont elle a la charge, elle coordonne l’action des services de l’État dans l’arrondissement et joue un rôle de conseil auprès des élus.
La sous-préfecture exerce également des compétences départementales :
- suivi des grands dossiers UNESCO, Parc national de Cévennes (PNC), suivi de la filière lauze et pierre sèche (LAUBA’ECO),
- pôle « prévention des risques » : Défense des forêts contre l’incendie, sécurité des terrains de campings, sécurité sanitaire et manifestations sportives,
- pôle « accueil et fonctionnement » : secrétariat particulier, greffe des associations, associations syndicales de propriétaires,
- département « administration territoriale » : tourisme, intercommunalité, élections, statut élu local
En matière de développement local, les services de la sous-préfecture viennent en appui aux porteurs de projet, collectivités ou privés, afin de les accompagner dans le montage des dossiers, en particulier les dossiers de dotation (DETR) dont la sous-préfecture est gestionnaire sur le territoire de l’arrondissement (jusqu’à la mise en paiement) en lien avec la préfecture, via les réunions régulières d’arbitrage avec la direction des collectivités locales.
Composition et effectifs du service
Sept agents administratifs :
La secrétaire générale / Cat A
L’adjointe à la secrétaire générale / Cat A
4 agents de catégorie B
1 agent de catégorie C
Deux agents techniques
Liaisons hiérarchiques :
Madame la sous-préfète
La secrétaire générale
L’adjointe à la secrétaire générale
Liaisons fonctionnelles :
Secrétariats particuliers des membres du corps préfectoral, chefs de services de l’État, services de l’État, élus locaux, associations, usagers
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Congé parental de la titulaire
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence
Horaires ponctuellement décalés.
Poste exposé qui exige de la disponibilité et une très grande discrétion.
Sens du travail en équipe.
Résistance au stress.
Autonomie, sens de l’initiative, rigueur et méthode.
Connaissance de l’environnement professionnel et des services déconcentrés.
Qui contacter :
Réjane PINTARD, secrétaire générale de la sous-préfecture
04 66 65 62 74
rejane.pintard@lozere.gouv.fr -
Art L 332-6 du code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Assistante / Assistant de direction
