Assistant(e) de Direction (DUAJIC1425) H/F

Activités principales :

Les assistant(e)s de direction de la DUAJIQ soutiennent les activités quotidiennes du Directeur, de la Directrice- Adjointe, et des responsables de pôles dans leur travail et la préparation de leurs réunions. Les assistant(e)s doivent être en capacité de prioriser les travaux, d’indiquer aux demandeurs les délais raisonnables de réalisation, et de tenir compte des urgences administratives.

Cette activité sera réalisée en binôme, pour garantir un service continu, et en lien avec les gestionnaires des différents pôles et cellules de la DUAJIQ.

Missions principales :

-Gérer et organiser l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur, de la Directrice Adjointe, et au besoin, des responsables du pôle et du chargé missions transverses
-Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions…).
-Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
-Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les personnels
-Assurer en amont la préparation, le contrôle et le suivi des dossiers de la direction DUAJIQ (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
-Gérer le courrier Départ et Arrivée via l’outil de gestion électronique, trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles et assurer la préparation, mise en forme et l’envoi des réponses sous couvert de la direction.
-Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
-Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement des tâches, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
-Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, suivi d’échéances clés…)
-Assister le Directeur et la directrice adjointe dans la gestion des notes de frais.
-Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’ARS ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes données)
-Rédige des courriers simples, des notes, des documents, des présentations, et traite des affaires spécifiques d’ordre administratif, y compris les dossiers à caractère confidentiel
-Rédige des mails de relance des établissements en lien avec la cellule EIG
-Assurer la circulation de l’information entre les différents pôles et cellule de la DUAJIQ, des DD et Directions Régionales

Activités annexes :

-Veille à la mise à jour de l’organigramme de la direction DUAJIQ
-Gérer les fournitures de la direction DUAJIQ, en lien avec la gestionnaire inspection pour le Site de Toulouse