Assistant(e) de direction du SCBCM près les ministères sociaux* H/F

Le (la) titulaire du poste assure la fonction d'assistant(e) de direction auprès du contrôleur budgétaire et comptable ministériel et des deux chefs de département.
A cet égard, il/elle réceptionne les appels téléphoniques et oriente les interlocuteurs, prend en charge l’organisation des réunions. Il/elle gère le courrier et les archives du service, prépare les dossiers nécessaires à la tenue des réunions et tient à jour les annuaires du service et les listes d’envoi de courriels.
Le (la) titulaire du poste assure le suivi des affaires logistiques : fournitures, frais de déplacements, affaires mobilières et informatiques. Son rôle dans ce domaine est d'autant plus important qu'un déménagement du service vers Malakoff est programmé en 2027.
Il (elle) exerce également une fonction de gestion de proximité des ressources humaines : corrections et mises à jour sur le logiciel RH, congés et CET, inscriptions en formation, assistance au recrutement. Il (elle) prend en charge l’accueil matériel des nouveaux arrivants : installation informatique, téléphone portable, carte d’accès, tickets repas, etc.
Il (elle) met en forme des documents complexes, tel que le rapport d’activité annuel du CBCM, qui nécessite de compiler avec rigueur des documents Word et Excel en nombre dans le respect des délais impartis.
Il(elle) assure l’intérim de l’agent en charge du suivi de l’activité de contrôle budgétaire, des tableaux de bord, de la communication interne et veille documentaire :
réception, tri, enregistrement et départ centralisé des dossiers (DCB et DCM) et courriers, également par voie dématérialisée ;
tenue du tableau de bord de l’activité du DCB, ce qui suppose l’acquisition de la maitrise du logiciel CHORUS (une formation sera proposée) ;
renseignement de l’infocentre de la direction du budget pour la mise en ligne des DRICE et des BOP centraux, centralisation des avis des CBR sur les BOP régionaux ;
préparation et organisation des réunions relatives aux échéances budgétaires, tels que les avis au Programme, les CRG ou les réunions d’exécution: planning des réunions, préparation des dossiers papiers, petits compte rendus de certaines réunions ;
communication interne et externe et veille documentaire : diffusion des notes d’information, circulaires et documents divers ( liaisons sociales, ou Bulletin Officiel par exemple), réalisation de diaporamas ou bulletin d'information interne.
Ce poste est susceptible de comprendre une dimension de soutien au DCB pour l'instruction des dossiers individuels ou la mise en œuvre de processus métier.