Assistant(e) de direction (DGS/Maire) - Vie Citoyenne - courrier - MAIRIE DE BANYULS SUR MER
Référence : O066250129000169
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Banyuls-sur-Mer
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La ville de Banyuls-sur Mer, idéalement placée entre les Pyrénées et la mer Méditerranée, offre un cadre de vie exceptionnel aux portes de la frontière espagnole avec des paysages magnifiques.
Attractive, Banyuls sur mer possède de multiples attraits. Ville d'Aristide MAILLOL, elle accueille notamment sur son territoire, un centre océanologique composante de l'université Paris SORBONNE, une école régionale de la sommellerie et une réserve naturelle marine.
Résolument tournée vers l'avenir, elle a construit un projet de territoire autour des 17 Objectifs de Développement Durable de l'ONU et porte d'ambitieux projets pour offrir à ses habitants un cadre de vie d'exception.
La ville de Banyuls-sur-Mer, recrute, sous la responsabilité de la responsable du service de la vie citoyenne :
Un(e) assistant(e) de direction (DGS/Maire) - Vie Citoyenne - courrier
Missions principales :
Gestion de la vie citoyenne :
- Enregistrement et suivi des demandes d'intervention en lien avec le progiciel Mainti4
- Rédaction des courriers de réponse aux doléances en lien avec le binôme
- Présence aux réunions Vie citoyenne
- Développement du lien avec les administrés
- Présence en comités de quartiers et rédaction des comptes rendus
Gestion du courrier entrant et sortant :
- Récupération du courrier entrant à la Poste et distribution aux différents services via le progiciel de gestion électronique du courrier (GEC)
- Récupération des mails sur la boîte mail générale et distribution aux différents services via la GEC
- Affranchissement du courrier sortant et transmission à la Poste
Participation à la démarche qualité en lien avec le service et le référent qualité :
- Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures, modèles
- Mener des actions qualité en lien avec les missions du service
Contacts téléphoniques avec des administrés et des administrations :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Missions secondaires :
- Gestion du comité de quartiers
Profil recherché
PROFIL
Filière administrative
Formation en gestion administrative et bureautique souhaitée
Les compétences :
Compétences techniques et professionnelles :
* Progiciels :
- Boite mail et agenda (Outlook)
- Outils Office 365 (Sharepoint, Planner, Teams)
- Gestion du courrier (EzGED)
- Gestion des demandes des administrés (Mainti 4)
* Techniques de prise de notes
* Outils de communication
* Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Techniques de gestion de planning
* Organisation et organigramme de la collectivité
* Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Connaissance du territoire de la Ville
* Droits et obligations des usagers
* Règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe, vocabulaire professionnel
Compétences organisationnelles :
* Réactivité
* Capacité d'organisation
* Communication orale et écrite
* Discrétion et confidentialité
* Représentation de l'image de la collectivité auprès des usagers
* Travail en équipe
* Travail en transversalité
À propos de l'offre
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Merci d'adresser vos candidatures avant le 01/03/2025 avec lettre de motivation, CV et dernier arrêté de situation, par mail : f.chevalier@banyuls-sur-mer.com
ou à l'adresse postale suivante : A l'attention de Monsieur Le Maire
Mairie de Banyuls sur mer
Avenue de la République
66650 Banyuls-sur-Mer
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Assistante / Assistant de direction
