Assistant(e) de direction chargé(e) de la mobilité étudiante H/F

Vos missions :
Vous assurez un soutien administratif et opérationnel direct auprès de la directrice des Formations, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes.
Assistance à la direction :
Organisation des agendas, des déplacements et prise de rendez-vous pour la Directrice.
Préparation et suivi des réunions (logistique, ordre du jour, comptes rendus).
Gestion des correspondances et de la communication interne et externe (courriers, emails, appels).
Préparation des données pour la construction de tableaux de bord pour la direction.
Gestion des opérations de mobilité étudiante :
Suivi des démarches administratives pour les étudiants en mobilité entrante et sortante (échanges internationaux, stages, semestre à l’étranger, Double diplôme).
Soutien à la coordination avec les partenaires académiques à l’international et les services internes (bureau des relations internationales, service des stages).
Information et orientation des étudiants sur les opportunités de mobilité, les procédures, et les exigences administratives.
Suivi des dossiers de mobilité des étudiants : vérification des pièces justificatives, mise à jour des bases de données, gestion des demandes de financement ou de bourses.
Gestion des bases de données et des rapports :
Suivi et mise à jour des informations dans les systèmes internes de gestion des étudiants.
Réunions de service : participation/PV
Préparation de rapports réguliers sur la mobilité étudiante, ainsi que sur les projets et les initiatives de la Direction des Formations.
Relation avec les étudiants et les interlocuteurs externes :
Accueil et conseil des étudiants concernant les programmes de mobilité et les questions administratives liées à leurs parcours.
Interface avec les partenaires académiques du programme Erasmus+, les entreprises, les organismes de financement de mobilité (Erasmus+, Brafitech, Bourses IMT, Région Occitanie,…).