Assistant(e) de direction – Direction des achats et des approvisionnements - H/F
Référence : 2025-1855282
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Groupe Hospitalier Paul Guiraud
- Localisation : Villejuif
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions du poste
L’assistant(e) de direction :
- Organise et coordonne pour le directeur des achats et des approvisionnements la transmission et la rédaction des informations de la Direction.
- Assiste le responsable logistique du GHT ainsi que le responsable des achats du GHT,
- Frappe, saisit et présente des notes et des documents, parfois à caractère confidentiel.
- Traite, exploite, suit une partie des informations de la Direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
- Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec le directeur, l’équipe de direction et avec les partenaires extérieurs.
Ces missions nécessitent de gérer plusieurs activités simultanément.
Activités permanentes
- Accueil physique et téléphonique
- Enregistrement, tri et distribution du courrier « arrivée »
- Mise sous pli et expédition du courrier « départ »
- Frappe et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports)
- Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements
- Gestion des dossiers (préparation, suivi, reproduction et diffusion des documents
- Gestion de l’archivage dans le respect des règles applicables
- Coordination entre les différents services de la direction
- Gestion des fournitures : commandes et suivi des stocks
- Intégration des pièces marchés dans CPAGE en lien avec les gestionnaires de la cellule des marchés
Activités ponctuelles
- Aide aux gestionnaires du bureau des commandes en tant que de besoin
- Saisie des commandes
- Réception, liquidation et mandatement avec traitement des rejets
Profil recherché
Fonctionnaire (Corps des ACH) ou Contractuel
Maîtriser traitement de textes et tableur, PowerPoint.
La maîtrise orthographique et syntaxique est obligatoire
Aisance de langage en lien et en adéquation pour des contacts quotidiens avec tout type de public (tout en interne qu’en externe de l’Hôpital)
Respecter les procédures d’organisation, planifier les activités à court et moyen termes, en fonction des priorités
Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et d’anticipation
Diplomatie
Discrétion professionnelle
Qui sommes-nous ?
Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.
Deux instituts de formation (IFSI & IFAS) y sont rattachés.
La direction des achats et des approvisionnements s’inscrit dans le cadre du Groupement Hospitalier de Territoire Psy Sud Paris et a une compétence sur les trois établissements.
Ses principaux objectifs visent à harmoniser les pratiques entre les trois établissements et à rationnaliser leurs dépenses.
Son périmètre s’articule autour de deux grands axes :
- Les achats :
- La cellule des marchés, basée au niveau de l’Etablissement support du GHT : 4 rédacteurs
- Les services économiques :
- Groupe Hospitalier Paul Guiraud : 7 gestionnaires
- Fondation Vallée : 3 gestionnaires
- Erasme : 4 gestionnaires
- Les services économiques :
- Le service carte achat du Groupe Hospitalier Paul Guiraud composé d’un responsable et d’un gestionn...
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 05/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
