Assistante de direction - Responsable du Secrétariat de Direction F/H
Référence : APHP_2024-13731
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Siège de l'AP-HP
- Localisation : Val de Marne (94), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions générales :
-Coordination des secrétariats d’ACHAT et gestion des relations entre les secrétariats, coordination des CDT
-Assistanat de la directrice du pôle ACHAT et de son adjoint afin d'optimiser leurs activités (gestion d'agendas, organisation des déplacements, préparation des réunions, préparation des dossiers, accueil, communication, organisation des informations externes et internes, organisation d'évènements
-Sous l’autorité de la Directrice d’ACHAT contribution à l’organisation, à la mise en œuvre et à la gestion des activités du PIC
Missions permanentes :
-Organisation du travail du secrétariat de direction
-Assurer l’accueil physique et téléphonique
-Réalisation de mise en forme de documents et de supports
-Rédaction, saisie, mise en forme de notes, documents, rapports et comptes rendus
-Traitement et diffusion de l’information
-Assurer la gestion du courrier et de sa traçabilité
-Assurer une polyvalence avec la secrétaire chargée des organes de contrôle internes et de la réception des plis en son absence
-Tenir et gérer l’agenda de la directrice d’ACHAT et directrice Déléguée à la Coordination des Politique d’Achat
-Réceptionner et centraliser les parapheurs à la signature de la Directrice
-Utiliser un plan de classement et d'archivage
-Collecter, saisir et mettre en forme le planning des congés des Directeurs et Responsables
-Gérer l’approvisionnement en fournitures pour le Secrétariat de Direction
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
-Organiser des événements ponctuels
Profil recherché
Assistante de Direction ou BEP Secrétariat avec une solide expérience dans la fonction
Niveau d'expérience: 2-5 ans
Connaissances particulières :
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques : connaissance et maîtrise des logiciels WORD, EXCEL et POWERPOINT
- Utilisation de la messagerie électronique
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Méthode de classement et d'archivage
- Une expérience dans un poste équivalent sera appréciée
Qualités professionnelles requises :
- Discrétion et diplomatie
- Capacité à coordonner et encadrer
- Qualité relationnelle et esprit d’initiative
- Sens et qualités d’organisation
- Polyvalence
- Disponibilité
- Sens de l’accueil
- Sens des priorités ; rigueur
- Maitrise des modes de communication actuels
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
